Что входит в обязанности делопроизводителя в организации в 2020 году

Самая важная информация по теме: "Что входит в обязанности делопроизводителя в организации в 2020 году" с выводами от профессионалов. В случае возникновения вопросов и при необходимости актуализации данных вы можете обратиться к дежурному юристу.

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

  1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
  2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
  3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
  4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
  5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
    • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
    • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
    • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
    • принципов составления аналитических документов по документообороту;
    • должностной структуры компании;
    • действующих системы электронного оборота документов в компании;
    • ведения базы данных документов компании;
    • типовых сроков и принципов обращения с документами;
    • требований к сохранности и хранению документации;
    • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
    • норм архивирования документов;
    • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
    • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
  6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
    • действующими законами;
    • положениями данной инструкции;
    • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
  7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
  8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

  1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
  2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
  3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
  4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
  5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
  6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
  7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
  8. Дает справки по документам компании.
  9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
  10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
  11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
  12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
  13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Делопроизводитель обладает правами:

  1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
  2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
  3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
  4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
  5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
  2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
  3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
  4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

  • Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
  • Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
  • Права — дается перечень прав специалиста.
  • Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

  • категорию, к которой относится делопроизводитель;
  • требования по квалификации;
  • кому он подчиняется;
  • кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Читайте так же:  Сроки подачи в суд по трудовым спорам

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника

В последнее время одной из наиболее популярных специальностей считается делопроизводитель. Обязанности этого сотрудника состоят в обработке огромного количества документов. Чем именно он занимается, и почему так важно иметь в штате работника такой профессии? С этим надо разобраться подробно.

Основы профессии

Каждой более или менее крупной компании непременно требуется делопроизводитель. Обязанности, которые ложатся на плечи такого сотрудника, включают в себя в основном чисто бумажную работу. На первый взгляд она кажется скучной и никому не нужной. Но так думают только те, кто совершенно не представляет себе весь документооборот предприятия.

Чтобы разобраться в этом потоке информации, и нужен делопроизводитель. Обязанности и функции, которые он должен исполнять, заключаются в следующем:

  1. Ведение всего оборота документов на предприятии.
  2. Телефонные звонки и беседы с клиентами.
  3. Обработка и регистрация входящей корреспонденции.
  4. Осуществление контроля документов, находящихся на исполнении у других сотрудников.
  5. Архивация документов.

Все это требует соответствующего знания норм и правил ведения делопроизводства. Подобные навыки, конечно, можно получить на практике, но лучше дополнительно иметь хорошую теоретическую подготовку.

Немаловажные особенности

Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и условия работы всегда накладывают свой отпечаток. Это касается абсолютно всего. Для начала стоит отдельно сказать о личных качествах. На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:

  1. Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.
  2. Способность долгое время концентрировать свое внимание на конкретной проблеме.
  3. Способность заниматься несколькими делами одновременно.
  4. Хорошая память, чтобы постоянно держать в голове нужную информацию.
  5. Порядочность.
  6. Общительность и доброжелательность.
  7. Стрессоустойчивость и умение справляться со своими эмоциями.
  8. Коммуникабельность.
  9. Спокойное отношение к критике в свой адрес.
  10. Умение вести деловые переговоры.
  11. Знание культуры общения и правильная речь.

При наличии всех этих требований делопроизводитель сможет как следует выполнять свою работу. Но у такой профессии есть и некоторые медицинские противопоказания. Среди них:

  • заболевания органов дыхания (туберкулез, астма и другие);
  • проблемы с сердцем (гипертония, аритмия, порок);
  • нервные расстройства.

Если таковых не имеется, то сотрудник может смело приступать к работе и надеяться на хорошие результаты.

Круг обязанностей

Практически в каждом городе есть предприятие или организация, на которой трудится делопроизводитель. Должностные обязанности такого работника, как правило, заключаются в следующем:

  1. Прием и обработка входящей корреспонденции. Специалист должен зарегистрировать письмо, передать его адресату, а затем проконтролировать исполнение указаний, отмеченных в резолюции. Такая информация заносится в специальные журналы или карточки и составляет банк данных.
  2. Сопровождает прохождение каждого документа по всем стадиям: подготовка – оформление – обработка – хранение. В любой момент делопроизводитель должен иметь возможность предоставить по запросу полный расклад.
  3. Учет отправленных и полученных бумаг.
  4. Архивация документов.
  5. Правильная организация учета и создание справочной базы для быстрого и удобного поиска.
  6. Контролирует правильность оформления и подписания документов, а также наложения соответствующих виз.
  7. Отвечает за сохранность всей документации предприятия.

Со всем этим может справиться только специально подготовленный делопроизводитель. Должностные обязанности его составлены таким образом, чтобы выполняемая работа была максимально эффективной.

Родственные профессии

Содержать в штате делопроизводителя могут себе позволить только крупные предприятия. Для организаций с малой численностью рабочих единиц это роскошь. Небольшой объем документооборота дает возможность экономить фонд оплаты труда. А несложную работу с документами берет на себя секретарь. Это позволяет специалисту максимально загрузить свой рабочий день. Поэтому обязанности секретаря-делопроизводителя представляют собой гармоничное сочетание функций, соответствующих обеим должностям.

Они должны быть собраны в одну инструкцию и обязательны для исполнения. Особенность состоит в том, что обе эти профессии (делопроизводитель и секретарь) очень схожи между собой. Обе они предусматривают работу с документами и общение по телефону. Здесь даже сложно определить, какая обязанность какой специальности подходит больше всего. По-прежнему остаются основные направления их деятельности:

  • работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
  • осуществление контроля исполнения документов;
  • ответы на телефонные звонки и их перенаправление для общения с другими специалистами;
  • ведение архива.

Все это и составляет обязанности секретаря-делопроизводителя.

Влияние специфики работы

Работа любого предприятия связана с потоками различных документов. Систематизировать ее и превращать в стройный механизм должен именно делопроизводитель. В детском саду обязанности такого плана тоже существуют в достаточном объеме.

Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности. Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры. Все это отражается на бумажном потоке внутри организации, который требует своевременной обработки и систематизации. Делопроизводителю приходится не только изучать, но также классифицировать документы, разделяя их по назначению:

  • распорядительные;
  • информационные и справочные;
  • организационные;
  • кадровые (по личному составу);
  • финансовые;
  • технические.

Все поступающие бумаги необходимо привести в строгую систему, а затем передать для исполнения и реагирования.

Важные функции

Приступая к составлению должностной инструкции, необходимо особое внимание обратить на функциональные обязанности делопроизводителя. Некоторые путают их с должностными. Но между этими понятиями есть серьезное различие.

В первом случае имеются в виду те главные функции, которые должен взять на себя специалист-делопроизводитель:

  1. Работа с входящими документами, их регистрация и распределение по структурным подразделениям.
  2. Учет движения бумаг и контроль их исполнения.
  3. Передача обработанной корреспонденции адресатам.
  4. Организация хранения документов.
Читайте так же:  Федеральный закон 781 перечень должностей медработников в 2020 году

Это главные направления, по которым должна быть организована работа специалиста подобного рода. Когда речь идет о должностных обязанностях, то имеется в виду то, чем обязан заниматься сотрудник на конкретном предприятии. Перечисленные действия рассчитаны на определенную структуру компании и особенность взаимодействия ее отдельных участков и подразделений.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

  1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
  2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
  3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
  4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
  5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
  6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
  2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
  3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
  4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

  • Общие положения.
  • Должностные обязанности специалиста.
  • Его права.
  • Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

  • порядок его подчинения, найма и увольнения;
  • кто временно заменяет сотрудника;
  • требуемые от него навыки;
  • требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Читайте так же:  Рефинансирование военной ипотеки

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

Видео (кликните для воспроизведения).

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Читайте так же:  Расписка в получении документов на государственную регистрацию в 2020 году

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Делопроизводитель – надежный помощник руководителя

Работа делопроизводителя сводится к обработке большого количества документации. Рассмотрим, чем занимается представитель этой профессии, что входит в его обязанности, сколько он зарабатывает и каковы его карьерные перспективы.

Экскурс в историю

Первые делопроизводители появились вместе с письменностью и развитием права. «Предками» современных представителей этой профессии можно считать писаря и летописца. Первый занимался написанием (разумеется, под диктовку) царских указов и распоряжений. Второй вел записи о мирских и военных делах, сохраняя таким образом ценные исторические сведения для потомков.

Профессия делопроизводителя получила официальный статус приблизительно в середине 20 столетия, когда возникла острая необходимость в ведении отчетности для каждого учреждения. Этого требовало законодательство. Отреагировав на спрос, учебные заведения открыли направления подготовки специалистов в области документоведения.

В наши дни работа с документацией в каком-либо заведении, организации или компании занимает достаточно много времени. Поэтому присутствие в штате представителя этой профессии – насущная необходимость. Что делает делопроизводитель сегодня? За многие десятилетия круг обязанностей этого специалиста остался практически неизменным. А вот методики и техника работы претерпели существенные изменения.

Описание профессии

Чем должен заниматься современный делопроизводитель? В его обязанности может входить как банальное оформление документов учреждения, так и оперативное принятие решений. Такой специалист может работать везде, где требуется вести документооборот, то есть уровень востребованности этой профессии достаточно высокий.

Сегодня законодательство требует, чтобы документы, подтверждающие деятельность и фиксирующие финансовый оборот каждого предприятия любой формы собственности, оформлялись по определенным стандартам. Этим и должен заниматься делопроизводитель. На эту должность вовсе не обязательно берут человека, окончившего вуз по специальности «документоведение». Очень ценным при отборе кандидатов для работодателя является опыт работы диспетчером-оператором, секретарем-референтом, офис-менеджером.

Делопроизводитель, который отлично справляется со своими обязанностями, – надежный помощник директора. Если круг его задач уже давно вышел за рамки простого оформления документов, он вполне может стать правой рукой руководителя. Представителю этой профессии в работе часто требуется опираться на налоговое, гражданское и судебное законодательство. В маленьких фирмах в штате лишь один делопроизводитель. Его задача сводится только к заполнению документов. В таком случае вполне вероятно совмещение с должностью секретаря. Масштабные корпорации и организации берут в штат несколько специалистов, каждый из них занимается определенной сферой деятельности компании.

Читайте так же:  Стаж работы во время декретного отпуска

Где учиться

Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой.

Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование. Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение». Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность».

Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:

  • Томский национальный исследовательский госуниверситет.
  • Южный федеральный университет.
  • Российский социальный госуниверситет. • Уральский федеральный университет им. Б. Ельцина.
  • Московский технологический университет.
  • Дальневосточный федеральный университет.
  • Московский институт культуры.
  • Самарский национальный исследовательский университет им. акад. С. Королева.
  • Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.
  • Российский гуманитарный госуниверситет.

Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны. Например:

  • Колледж Министерства иностранных дел РФ.
  • Колледж Московского финансово-юридического университета.
  • Технологический колледж № 21.
  • Колледж сферы услуг № 3.
  • Колледж Алтайского госуниверситета.
  • Многопрофильный колледж профессионального образования Удмуртского госуниверситета.
  • Волгоградский технологический колледж.

Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.

Круг обязанностей

Ежедневно через делопроизводителя проходит огромное количество различных документов компании, которые надо анализировать, обрабатывать и, если нужно, отправлять адресату. В ряде организаций приходится совмещать еще и функции офис-менеджера и секретаря. В задачи такого универсального специалиста входит выполнение персональных просьб руководителя, прием и осуществление телефонных звонков, коммуникация с клиентами, ведение корреспонденции – как входящей, так и исходящей.

Количество должностных обязанностей делопроизводителя напрямую зависит от сферы деятельности компании и ее величины. Кроме перечисленного выше, ему приходится контролировать исполнение предписаний и вести архив. В некоторых случаях на делопроизводителя возлагаются обязанности переводчика. Полученную корреспонденцию на английском (или другом иностранном) ему необходимо перевести на русский, а отправляемую за рубеж – на язык адресата.

Знания, умения и навыки

Среди основных требований, которые чаще всего работодатель предъявляет к делопроизводителю:

  1. Знать основные положения единой государственной системы делопроизводства и специальные отраслевые акты, в которых изложено, как правильно вести документацию.
  2. Уверенно владеть компьютером и офисной оргтехникой.
  3. Уметь быстро и грамотно работать с документацией (оформлять, вести реестры, архивировать и так далее).
  4. Владеть навыками общения с клиентами.

Некоторые работодатели включают в этот перечень высокий уровень английского языка.

Личные качества

Для работы делопроизводителем требуются не только профессионализм и определенный набор знаний, умений и навыков, но и ряд личных качеств. Представителю этой профессии крайне важно быть аккуратным, организованным, пунктуальным и обладать:

  • аналитическим умом;
  • способностью к продолжительной концентрации внимания на решении проблемы;
  • хорошей памятью;
  • умением работать в режиме мультизадачности;
  • порядочностью;
  • доброжелательностью;
  • стрессоустойчивостью;
  • коммуникабельностью;
  • восприимчивостью к критике и самокритичностью.

Уровень оплаты

На размер заработной платы делопроизводителя влияют опыт работы, масштаб компании, сфера ее деятельности и регион. Суммы могут варьироваться от 13 тысяч до 100 тысяч рублей. Средний показатель по России – 25 тысяч рублей.

Так как зарплата делопроизводителя различается по городам, приведем для наглядности несколько примеров:

  • Москва – от 20 до 100 тысяч рублей.
  • Санкт-Петербург – от 25 до 70 тысяч рублей.
  • Новосибирск – от 20 до 30 тысяч рублей.
  • Екатеринбург – от 13 до 35 тысяч рублей.
  • Казань – от 15 до 25 тысяч рублей.

Преимущества и недостатки

Главным плюсом профессии делопроизводителя является возможность устроиться на работу в известную компанию или учреждение, стать государственным служащим. Образование и опыт откроют перспективы продвижения по карьерной лестнице и повышения уровня заработной платы. К минусам этой работы, по отзывам, относят малоподвижность и риск получить связанные с ней заболевания. Помимо этого, уровень оплаты труда делопроизводителя-новичка обычно средний, а иногда даже низкий. Повышения можно ожидать с ростом профессионализма или увеличением количества обязанностей.

Карьерный рост

Продвижение по карьерной лестнице во многом зависит от амбиций самого делопроизводителя. Также на скорость этого процесса влияют его профессиональный уровень и личные качества. Можно предпочесть горизонтальный тип карьеры и постоянно повышать уровень своей компетентности, осваивая смежные специальности – например, кадровое делопроизводство, архивоведение, библиотечное дело и так далее.

Вертикальный вариант – менеджерская карьера. Через определенное время делопроизводитель может стать руководителем канцелярии или общего отдела, дорасти до должности директора отдела управления делами организации.

Перспективность профессии

Видео (кликните для воспроизведения).

Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной. В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много. Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.

Что входит в обязанности делопроизводителя в организации в 2020 году
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here