Действия при обнаружении недостачи

Самая важная информация по теме: "Действия при обнаружении недостачи" с выводами от профессионалов. В случае возникновения вопросов и при необходимости актуализации данных вы можете обратиться к дежурному юристу.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

13 Января 2020

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

С МоимСкладом провести инвентаризацию стало просто — теперь наше приложение можно установить на терминалы сбора данных. Установите его на ТСД АТОЛ, направляйте ТСД на штрихкоды, «пропикайте» все товары на складе и получите инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством. Инструкция здесь. А еще в нашем сервисе можно скачать все нужные документы: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Этап Действия Документ (форма)

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.

Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие. Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Читайте так же:  Расторжение агентского договора в одностороннем порядке принципалом в 2020 году

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии. ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе — на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.


Источник: http://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/provedenie-inventarizacii-i-oformlenie-ee-rezultatov/

Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все – и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи – это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

  • любое стихийное бедствие – пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
  • продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя – любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
  • кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно – для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Что такое недостача при инвентаризации

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Нехватка ТМЦ – это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс – перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Еще одна особенность при данном процессе – указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком – владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

Читайте так же:  Сколько рассматривается иск на алименты

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

  • Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
  • Чрезвычайные ситуации – пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
  • Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
  • Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
  • Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ – из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Порядок оформления дефицита

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара – проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Есть еще один вариант оформления дефицита – удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий – нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность – это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Последствия для материально ответственного лица

Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

Порядок удержания

  • Проверка.
  • Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
  • Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
  • Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

Оформление сличительных ведомостей

Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

  • форма ИНВ-19;
  • единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.

Объяснительная: как отразить недостачу

В документе материально ответственный человек указывает, кроме своих личных данных:

  • когда произошло происшествие;
  • подробное описание события – что случилось, по каким причинам, по чьей вине;
  • последовательность собственных действий – попытка предотвратить происшествие.
Видео (кликните для воспроизведения).

Необходимо подписаться, поставить инициалы и дату подачи объяснительной.

Образец ее составления

Приказ о недостаче

На основании объяснительной должно быть принято решение:

  • сотрудник виновен;
  • невиновен;
  • требуется собрать комиссию для расследования.

По итогам, чтобы подтвердить одно из трех намерений, должна быть написана бумага. В ней указываются:

  • краткое описание ситуации;
  • участвующие лица;
  • постановление.

Образец составления

Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации

Необходимо в первую очередь обнаружить настоящие причины, затем только искать виновного. Также нужно обязательно попросить написать сотрудника объяснительную.

После проведения расследования стоит привести приказ в исполнение и более тщательно следить за работником. Если происшествие выходит за рамки допустимого – нужно задуматься о дисциплинарном взыскании или об увольнении по статье.

Недостача на складе

Складские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит.

Причины

  • Утрата документов или их неправильное заполнение. Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.
  • Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
  • Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
  • Хищение.

Что делать

Стоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного. Также мы советуем установить камеры видеонаблюдения, чтобы следить за возможными актами кражи.

Читайте так же:  Снижение суммы алиментов судебная практика

Как избежать

Мы рекомендуем вести учет с помощью специальных устройств и программ. На их основе самостоятельно формируются списки и документы. Это значительно упрощает всю складскую деятельность – поставки и отгрузки. Заказать такое оборудование и программное обеспечение можно в компании «Клеверенс».

Если у вас на предприятии используется «1С:Бухгалтерия» в любой поставке, «1С:УПП» или 1С для строительной организации, и вы планируете проводить инвентаризацию только на штрихкодах (не будете использовать RFID), то вам полностью подходит специальный драйвер для проведения инвентаризации от «Клеверенс», в комплект поставки которого входят все программы и обработки, необходимые как для печати этикеток, так и для работы с терминалом сбора данных.

Если используется 1С, но вы планируете внедрять RFID, то вам подходит уже другая программа — Клеверенс: Учет имущества. Также, есть программные продукты для магазинов и складов, которые помогут оптимизировать и автоматизировать товарный учет, а также исключить случаи недостач при инвентаризации.

Посмотрите, как « Магазин 15» помогает автоматизировать процесс инвентаризации в сети гипермаркетов строительных материалов. В результате внедрения процесс стал намного проще, и позволил отказаться от привлечения аутсорсинговых компаний.

Заключение

В статье мы рассказали, как списывается недостача в кассе, выявленная при инвентаризации. Будьте внимательны при учете, доверяйте ценности только проверенным сотрудникам.

Источник: http://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/nedostacha-pri-inventarizatsii-dokumentalnoe-oformlenie-chto-delat-rabotodatelyu/

ТРУДОВОЙ КОНСУЛЬТАНТ

Порядок действий при обнаружении недостачи

Абсолютно в любой организации важнейшим правилом является соблюдение норм учета и количества фактически имеющихся ценностей в соответствии с теми сведениями, которые указаны в бухгалтерской отчетности, а также иных важнейших документах.

Порядок определения и фиксирования недостачи

Наиболее частой причиной для обнаружения недостач являются определенные изменения в состоянии товара, например, естественная потеря, уменьшение объемов и т.д. Никогда не следует забывать и о кражах, которые до сих пор бывают на производствах в огромных количествах. Нередко причиной выступает и простой человеческий фактор, например, проявленная невнимательность, технические ошибки при осуществлении важных расчетов, намеренное либо случайное указание неверных сведений и т.д.

Основным способом для осуществления страховки от последующего обнаружения недостач и убытков до сих пор остаются регулярные инвентаризации. Эта стандартная процедура включает в себя следующие этапы:

  1. Предварительная подготовка и проверка всей существующей документации. На этом этапе сотрудники бухгалтерии внимательно проверяют все имеющееся на балансе имущество, делают необходимые пометки.
  2. Осуществление самой инвентаризации, которая фактически представляет собой подсчет абсолютно всего имеющегося имущества. Все полученные результаты обязательно фиксируются в письменном виде. На акте свои подписи ставят и члены специально созданной инвентаризационной комиссии.
  3. Непосредственное сравнение полученных результатов с ранее имеющимися сведениями, которые содержались в отчетных бухгалтерских документах.

Конечный результат может предполагать необходимость проведения повторной инвентаризации, например, с целью проверки определенных сведений. Результат проведенной процедуры может быть как положительным – обнаружение прибыли, так и отрицательным – фиксирование определенных убытков. Всегда следует помнить о том, что серьезные различия между документальными сведениями и реальным положением вещей всегда должны стать поводом для проведения тщательных проверок и расследования.

Документальное оформление

Фиксирование факта обнаружения недостачи включает в себя размещение в документах информации о том, следствием чего она явилась. Это могут быть как естественные изменения в товаре, так и чьи-то преднамеренные и незаконные действия, а также иные обстоятельства, подробности которых только предстоит выяснить ответственным лицам.

Также следует помнить, что все обнаруженные потери следует признать материальными убытками.

Если недостача находится в установленных рамках

Даже если установлено, что обнаруженная недостача представляет собой несущественную сумму, которая является естественными потерями, данный факт все равно должен быть оформлен надлежащим образом – с указанием дебета и кредита (20, 23, 44, 94).

Рассмотрим соответствующий пример

Во время осуществления инвентаризации в магазине, торгующем продовольственными товарами, была зафиксирована недостача в размере 2000 рублей. Также было установлено, что недостача носила естественный характер и представляла собой небольшую убыль. В итоге недостача должна быть зафиксирована в документах вместе со следующими сведениями:

  • 94 41:1500 – общая сумма обнаруженной недостачи в соответствии с действующими ценами на продажу определенного товара;
  • 94 42:500 – общая сумма наценки, которая была установлена на указанный в документации товар;
  • 44 94:1500 – покупная стоимость материальных ценностей.

Причиной недостачи стали не зависящие от лиц обстоятельства

Абсолютно вся недостача, в отношении которой невозможно установить виновных лиц, должна быть признана издержками самой организации. Сюда также можно включить и случаи, когда она стала результатом обстоятельств непреодолимой силы.

Рассмотрим соответствующий пример

Ответственные лица, проводившие инвентаризацию на строительном предприятии, зафиксировали факт недостачи, которая была равна 15 тыс. рублей. При этом была вычислена и текущая амортизация товара — 2000 тыс. рублей. В итоговых отчетных документах должны быть указаны следующие сведения: фактическая сумма амортизации определенного товара, в отношении которого обнаружена недостача, стоимость этого товара и вторая амортизационная величина, при условии отсутствия и невозможности установления виновных в данном происшествии сотрудников.

Результатом недостачи стала кража

Если факт хищения был доказан, а виновные лица найдены – им будет грозить соответствующая ответственность по возмещению причиненного вреда. В таком случае с этих лиц может осуществляться регулярное списание денежных средств до того момента, пока весь существующий долг не будет погашен.

Процедура последующего взыскания

Как только виновное лицо, либо несколько лиц, будут выявлены – у работодателя появляется законное право по осуществлению взыскания. В таком случае процедура взыскания может содержать следующие этапы:

  1. Создание специальной комиссии и проведение процедуры инвентаризации.
  2. Расследование обстоятельств дела и установление точных причин происшествия.
  3. Представление виновным лицам возможности объяснить сложившуюся ситуацию.
  4. Составление соответствующего акта – в том случае, если виновные лица отказались от дачи разъяснений.

В документы обязательно вносится дата причинения ущерба. Если точный момент установить не удается – этой датой может являться день обнаружения недостачи. В том случае, когда сумма ущерба находится в рамках заработной платы сотрудника – взыскание будет осуществлено на основании соответствующего приказа работодателя. В определенных случаях, когда осуществление взыскания не представляется возможным, работодатель может обратиться в суд. Как правило, такое происходит в случае пропуска установленного срока либо в случае несогласия сотрудника с необходимостью возмещать причиненный вред.

Если в ходе расследования было установлено несколько виновных лиц – ответственность возлагается на каждого из них в индивидуальном порядке. При этом в учет следует принимать такие факторы, как: трудовой стаж конкретного сотрудника, степень его вины и т.д. Естественно, в отношении каждого из данных сотрудников должно быть заключено специальное соглашение об установлении коллективной ответственности. В противном случае, требования работодателя о последующем взыскании будут признаны неправомерными. Также соглашение об установлении коллективной материальной ответственности не будет иметь силы в отношении того сотрудника, чья подпись не была проставлена на документе.

Если при инвентаризации были выявлены излишки

Гораздо реже происходит так, что инвентаризация не показывает убытков, а наоборот – отражает наличие определенных излишков. Наличие непонятной прибыли также может стать причиной для дальнейшего проведения расследования. Естественно, наказать виновных лиц в такой ситуации вряд ли получится, но разобраться в ситуации, безусловно, необходимо. Расследование лучше провести, прежде всего, потому, что нередко излишки являются первым и основным признаком того, что вскоре в организации может произойти кража либо иная неприятность, связанная с товарными ценностями.

Читайте так же:  Приостановление исполнительного производства при подаче кассационной жалобы в 2020 году

Данные о зафиксированных излишках также, в обязательном порядке, должны быть занесены в соответствующие отчетные документы. Здесь их необходимо назвать «прочими доходами».

Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями!

Источник: http://xn—-8sbeh0ahhpccbdsxemcdk5p.xn--p1ai/article/materialnaya-otvetstvennost/poryadok-dejstviy-pri-obnarugenii-nedostachi.html

Что делать, если вешают недостачу?

После проведения инвентаризации нередко обнаруживаются расхождения между фактическим количеством ценностей и учетными данными. Если выявляется недостача, то она порождает прямые финансовые потери компании, которые она должна как-то покрыть. Вследствие этого иногда работодатель выдвигает необоснованное обвинение в недостаче в отношении своих работников.

Как оформляется недостача?

Выявление недостачи осуществляется по итогам завершения инвентаризации. Для ее законного проведения необходимо:

  • Наличие приказа о назначении комиссии в составе не менее 4 человек, с обязательным участием МОЛ;
  • Наличие приказа о проведении инвентаризации с указанием сроков окончания;
  • Обязательное присутствие ответственного за имущество лица на всех этапах пересчета и оформления;
  • Составленная надлежащим образом инвентаризационная опись, сличительная ведомость, акт по итогам инвентаризации;
  • Наличие распоряжения директора с решением по результатам инвентаризации.

Если хотя бы один из указанных пунктов не соблюден, признать лицо виновным в нехватке какого-либо имущества компании нельзя. Поэтому если на сотрудника вешают недостачу, ему первоначально нужно убедиться в соблюдении общего порядка ее оформления.

Как происходит выявление виновного?

Если обнаружена недостача, руководитель должен назначить проведение расследования, для его осуществления также утверждается специальная комиссия. Она в обязательном порядке должна запросить с подозреваемого в допущении утраты, порчи, необоснованного выбытия ценностей лица письменное объяснение. Ответственному лицу ни в коем случае нельзя уклоняться от дачи пояснений, так как в этом случае будет составлен акт, наличие которого будет лишний раз свидетельствовать не в его пользу.

Если сотрудник знает, что он непричастен к недостаче, он должен подробно изложить все обстоятельства произошедшего в объяснительной. В частности, если работодатель не обеспечил условий, в части оборудования помещений для хранения ценностей или ограничения доступа посторонних на территорию предприятия, на это необходимо обязательно указать. Любые обстоятельства, которые могут поставить под сомнение виновность подозреваемого должны быть изложены в пояснениях.

По итогам расследования составляется акт, в котором комиссия обозначает сумму ущерба и делает выводы о виновности конкретного лица. С ним материально-ответственное лицо также знакомиться под роспись.

Как с виновного взыскивается сумма недостачи?

Даже если повесили недостачу взыскать что-то без согласия сотрудника могут при соблюдении следующих условий:

  • С момента обнаружения недостачи прошло менее месяца;
  • Сумма ущерба не превышает 1 среднего заработка;
  • С работником заключен договор о полной материальной ответственности.

При нарушении любого из пунктов удержание без согласия сотрудника противозаконно.

Ежемесячная сумма, изымаемая из зарплаты сотрудника признанного виновным, не может быть более 20%.

На взыскание недостачи в сумме среднего заработка обязательно должен быть издан приказ руководителя компании, с которым его знакомят под роспись. В случае пропуска срока взыскания, а также сумме недостачи свыше среднего заработка работодатель может попытаться договорится с сотрудником о погашении в добровольном порядке, либо подать иск в суд.

Как противостоять требованиям о погашении недостачи?

Ответственному за сохранность ценностей лицу следует внимательно следить за всеми этапами проверки, при обнаружении малейших нарушений необходимо сообщить об этом руководству и написать об этом в пояснениях. Если работодатель прибегает к шантажу или оказывает на работника психологическое воздействие, при условии, что он невиновен, ему следует обратиться в полицию.

В качестве аргументов в пользу сотрудника можно указать:

  • Пересчет без его присутствия;
  • Отсутствие запрета на доступ посторонних лиц в период инвентаризации в помещение для хранения ценностей;
  • Осуществление приходно-расходных операций в процессе пересчета;
  • Отказ работодателя укрепить и оборудовать охранными системами помещения для хранения ценностей;
  • Грубые ошибки при оставлении документации по инвентаризации.

Если недостачу повесили и доводы ответственного лица не возымели действия на работодателя, а тем более, когда дело передали в суд, следует прибегнуть к услугам квалифицированного юриста. Защищаться самому без подготовки в этом случае довольно сложно.

Бесплатная консультация!
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — обратитесь к нашему юристу в онлайн-чат справа, в форму ниже, или звоните по телефону горячей лении:

+7 (499) 110-95-76 — Москва и Московская обл.
+7 (812) 407-30-62 — Санкт-Петербург и Ленинградская обл.
8 (800) 550-46-35 — Остальные регионы России


Источник: http://glavny-yurist.ru/chto-delat-esli-veshajut-nedostachu.html

Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации

Контроль состояния остатков ТМЦ, денежных средств, имущества, дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется с помощью инвентаризаций. Процедура носит плановый либо неплановый характер. В процессе проведения мероприятия выясняется соответствие документальных показателей фактическим, наличие расхождений в виде излишков или недостатков.

Порядок проведения инвентаризации

Законодательной нормой для проведения инвентаризации служит приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Процедура мероприятия контроля проводится на основании распоряжения руководителя предприятия. Проведение инвентаризации осуществляется при соблюдении условий:

  1. Право на проведение инвентаризации имеет постоянно действующая или временно назначенная комиссия. Перечень лиц, цели и задачи проверки определяются руководителем компании.
  2. Процедура проведения инвентаризации сопровождается обязательным письменным документооборотом, составленным с использованием техники или ручным способом.
  3. Записи, внесенные в ведомости, не должны иметь пропущенных строк. На каждой странице выводится промежуточный итог показателей.
  4. По результатам проверки комиссия представляет руководителю на утверждение акт, составленный на основании инвентаризационных, сличительных описей.

В ходе мероприятия члены комиссии используют данные предыдущей проверки. К данным остатков, выведенных на дату окончания прошлой инвентаризации, суммируют поступления, затем вычитают величины выбытия в связи с реализацией, естественной убылью, иными формами списания. Показатели сличительных ведомостей формируются в натуральных и стоимостных величинах.

Проверка соответствия фактических и документальных материальных ценностей может выявить расхождение данных. Отклонение показателей возможно в форме излишков или недостачи.

Случаи обязательного проведения инвентаризаций

Предприятия наряду с необходимостью организации внутреннего учета несут обязательства по проведению инвентаризаций.

Важно! Периодичность проверок должна быть отражена в учетной политике в разделе об обязательном документообороте.

По мнению Минфина, субъекты учета сами определяют сроки, объекты, порядок проведения инвентаризации, за исключением случаев обязательных проверок активов.

Директор Департамента С.В.Романов (Письмо Минфина РФ от 13.01.2015 № 02-06-10/70)

Необходимость проведения инвентаризация Время реализации мероприятия контроля Особенности
Составление годовой отчетности До начала формирования данных, в 4 квартале отчетного года Исключение составляет инвентаризация ОС, проводимая 1 раз в 3 года
Смена материально ответственного лица (МОЛ) при увольнении, призыве в ВС РФ, использовании отпуска, смерти, других причин При передаче материальных ценностей от одного ответственного лица к другому В случае отсутствия МОТ (например, увольнения без отработки) инвентаризация проводится без его участия
Изменение организационной структуры предприятия в форме реорганизации или ликвидации В сроки, установленные приказом руководителя или решением учредителей Инвентаризация проводится до составления разделительного или ликвидационного баланса, подписания передаточного акта
Инициация конкурсного производства предприятия-банкрота В течение 3 месяцев со дня начала процедуры с правом продления периода Период включает время, отведенное на проведение обязательной независимой оценки
Читайте так же:  Судебном порядке выплата алиментов взысканных
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Участие в инвентаризации материально-ответственного лица

Подсчет наличия ТМЦ в ходе инвентаризации производится при обязательном участии материально-ответственных лиц (п. 2.8 Приказа № 49). Обязательного включения в состав комиссии МОЛ не требуется. В конце описи лицо обязано сделать запись о проведении ревизии в собственном присутствии, об отсутствии претензий к процедуре проверки. При передаче ТМЦ лицо должно поставить в описи подпись о сдаче имущества, лицо, принимающее ценности, подтверждает получение на ответственное хранение.

В практике возникают случаи увольнения без предварительного уведомления. Основания предусмотрены ст. 80 ТК РФ. В случае невозможности продолжения работы увольнение производится в сроки, установленные работником. Участие в инвентаризации сотрудника, являющегося МОЛ, становится невозможным.

Инвентаризация проводится и при отсутствии МОЛ. Вне зависимости от причин отсутствия лица необходимо предложить работнику участвовать в проверке ТМЦ. Документ, подтверждающий факт получения уведомления, прилагается к материалам проверки. В актах производится запись о причинах отсутствия в ревизии МОЛ.

Документальное сопровождение процедуры инвентаризации

Несоответствие документального оформления результатов инвентаризации требованиям приводит к признанию выводов недействительными. Ошибки, допущенные при оформлении результатов проверки, не позволят работодателю взыскать недостачу с виновных лиц. Предприятие обязано соблюсти условия, обязывающие:

  • Сформировать положение о порядке проведения инвентаризаций.
  • Издать приказы о создании комиссии, сроках проведения проверки. Распоряжения издают при отсутствии ежегодного приказа и при внеплановых ревизиях.
  • Получить расписку ответственного лица. Документ свидетельствует о том, что поступившие материальные ценности оприходованы, выбывшие ценности списаны, операции проведены по учету.
  • Провести проверку, используя методы натурального подсчета, сличения фактических остатков с данными учета.
  • Заполнить инвентаризационную опись.
  • Оформить сличительную ведомость (при выявлении расхождений между фактическими и учетными данными) формы № ИНВ-19 или иной аналогичный бланк, разработанный предприятием.
  • Составить акт по проверке. Документ подписывает каждый из членов комиссии, утверждается руководителем предприятия.

Форма документов произвольная, разрабатывается предприятиями в соответствии с условиями ведения внутреннего учета. За основу разрабатываемых форм традиционно принимают унифицированные формы из Постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88, ранее обязательные к заполнению.

Распространенные причины недостач при инвентаризации

Недостача, выявленная при инвентаризации, возникает вследствие нескольких причин, определяемых объективными или субъективными факторами.

Причина недостачи Особенности Дополнения
Ошибки, допущенные в приемке или выбытии активов Счетная ошибка допускается при отражении активов по счетам аналитического учета Ошибки исправляются в ходе инвентаризации
Пересортица номенклатурных групп при сохранении общего количества или массы Излишки одной группы товаров при одновременной недостаче других номенклатурных видов На основании ведомости № ИНВ-26, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, производится взаимозачет
Естественная убыль в пределах установленных норм или сверхнормативных потерь Причинами убыли являются испарения влаги, усушка, утруска, потери при фасовке, розливе и другие Потери в пределах установленных норм учитываются в составе расходов предприятия, сверх лимита – за счет виновных лиц
Потери в результате неконтролируемых обстоятельств К неплановым потерям относят выявление брака в продукции, нарушение условий хранения ТМЦ При выявлении виновного лица списание производится за счет работника
Технологические потери

сырья или материалов, возникающие при транспортировке или производстве продукции

Нормирование безвозвратных отходов не производится, размер определяется по фактическим издержкам Потери включают в состав расходов бухучета в зависимости от оснований возникновения, в налогообложении учитывают в полном объеме Злоупотребление МОЛ служебным положением с нанесением работодателю прямого действительного ущерба Недостача покрывается за счет виновного лица, признанного самим МОЛ или по решению суда

Любое нарушение процедуры установления вины ведет к утрате прав на предъявление претензий

Законодательство предусматривает случаи, при которых МОЛ освобождается от ответственности (ст. 239 ТК РФ). При возникновении недостачи в результате форс-мажорных обстоятельств, условий крайней необходимости, отсутствии условий для обеспечения сохранности имущества ответственность можно оспорить.

Пример об отказе работодателя в предъявлении ущерба. Работник заключил с работодателем договор о материальной ответственности. На ответственное хранение лицу передана сыпучая продукция, подверженная влиянию влаги. При инвентаризации была выявлена порча продукции в связи с ненадлежащим обеспечением условий хранения. Руководитель принял решение об отказе в предъявлении МОЛ претензий.

Работодатель имеет право определять необходимость привлечения МОЛ, допустившего недостачу, к ответственности (ст. 240 ТК РФ). Условием принятия решения работодателя является согласие собственника имущества. В учреждениях муниципальной или федеральной собственности списание ущерба при определении виновных лиц запрещено учредительными документами.

Взыскание недостачи с ответственного лица

При выявлении в ходе ревизии недостачи, полученной по вине МОЛ, покрытие материального ущерба производится за счет ответственного работника. Работодатель, не получивший по окончании инвентаризации сведения о виновном лице, инициирует служебное расследование. Особенности взыскания материального ущерба:

  1. Работник, допустивший недостачу, обязан дать пояснения о причинах ее возникновения. При отказе в предоставлении пояснений составляется акт при свидетельстве 2 или более лиц. Сотрудники не должны быть членами инвентаризационной комиссии.
  2. Недостача, не превышающая размер среднемесячного заработка сотрудника, покрывается без участия суда. Условием погашения недостачи на основании приказа руководителя является добровольное согласие работника.
  3. Ущерб, нанесенный работником на значительные суммы или при отказе работника погасить недостачу, взыскивается по решению суда. Положительное решение суда возможно при соблюдении процедуры инвентаризации, документального оформления, наличия фактов вины сотрудника.

Наряду с индивидуальной предусмотрена коллективная ответственность, подтвержденная соответствующим договором. Степень ответственности каждого лица определяется отдельно, в зависимости от участия и стажа работы.

Ошибки, допущенные в учете

Ошибка № 1. Одной из распространенных ошибок при ведении записей по инвентаризации является неверное исправление неточного текста. Неверные записи должны быть перечеркнуты с внесением сверху верного текста. Исправление заверяется всеми членами комиссии и МОЛ, участвующим в проверке.

Ошибка № 2. Недостача, полученная в результате действий (бездействия) МОЛ, взыскивается за счет виновного. В ряде случаев работодатель допускает ошибку: при заключении договора о материальной ответственности не оформляет передачу материальных ценностей. К лицу, не принявшему на хранение ценности, невозможно предъявить материальные претензий по недостаче.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1. Имеет ли право работодатель взыскать ущерб с виновного материально-ответственного работника, если имущество застраховано?

Ущерб, нанесенный застрахованному имуществу, подтвержденный актом инвентаризации, покрывается за счет полиса. Работодатель имеет право переадресовать материальные требования по страхованию и непокрытой разнице к работнику, допустившему ущерб.

Вопрос № 2. Требуется ли издавать приказ о периоде проведения инвентаризации при наличии ежегодного распоряжения с указанием целей и сроков ревизии?

Дублирование ежегодного приказа не производится. В случае изменения сроков или ревизионного состава издается приказ о внесении дополнений.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://online-buhuchet.ru/chto-delat-rabotodatelyu-pri-nedostache-pri-inventarizacii/

Действия при обнаружении недостачи
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here