Электронный документ приобретает юридическую силу если он в 2020 году

Самая важная информация по теме: "Электронный документ приобретает юридическую силу если он в 2020 году" с выводами от профессионалов. В случае возникновения вопросов и при необходимости актуализации данных вы можете обратиться к дежурному юристу.

Переход на новый формат электронной подписи отложен до 1 января 2020 года

Новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р 34.10-2012, будет применяться в обязательном порядке с 1 января 2020 года, а не с 1 января 2019 года, как планировалось ранее. Это следует из положений принятого Минкомсвязи уведомления о плане перехода на новый ГОСТ Р 34.10-2012. То есть участники электронного документооборота еще больше года смогут использовать «старые» электронные подписи.

Напомним, что переход на новый формат начался в июле 2018 года в соответствии с выпиской из документа ФСБ России от 31.01.14 №149/7/1/3-58 «О порядке перехода к использованию новых стандартов ЭЦП и функции хэширования» (см. «Новый формат электронной подписи: что нужно сделать участникам электронного документооборота»).

Пока нет информации, будет ли в 2020 году переходный период, то есть период, когда будут приниматься «старые» и «новые» ЭП. Если такого периода не будет, то:

  • с 1 января 2020 года подписывать документы можно будет только сертификатом по новому ГОСТу Р 34.10-2012;
  • подписи, сделанные старым сертификатом (по ГОСТ Р 34.10-2001) после 1 января 2020 года, будут считаться недействительными. Контролирующие органы (ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат) такие документы не примут. Суды их также рассматривать не будут.

В настоящее время удостоверяющие центры уже стали выпускать сертификаты электронной подписи, сформированные по новому алгоритму в соответствии с ГОСТ Р 34.10-2012. А система электронного документооборота «Контур.Диадок» уже умеет работать как со старыми, так и с новыми сертификатами ЭП. То есть пользователи могут подписывать, отправлять и получать документы, подписанные сертификатом по ГОСТ Р 34.10-2012.

Обратите внимание: организации и предприниматели, у которых есть сертификат электронной подписи для отправки налоговой отчетности, могут прямо сейчас начать обмениваться с контрагентами счетами-фактурами, накладными и другими юридически значимыми документами через систему «Контур.Диадок». В рамках акции «Безлимит на 2 месяца» в течение двух месяцев можно отправить контрагентам любое количество документов.

В связи с тем, что обязательный переход на новый формат отложен на один год, у организаций и ИП нет срочной необходимости менять свои сертификаты ЭП (сформированные по «старому» ГОСТ Р 34.10-2001) на новые. Более того, специалисты сервиса «Контур.Диадок» рекомендуют пока пользоваться старым сертификатом, потому что не все контролирующие органы и операторы ЭДО умеют обрабатывать подписи, сформированные новыми сертификатами. Но если у вас есть только сертификат по новому стандарту, то использовать его не запрещается — контролирующие органы примут документы, подписанные новым сертификатом, но могут дополнительно попросить представить бумажный документ.

Юридическая сила электронного документа

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

  • федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
  • федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
  • приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

  • соответствие формату, утвержденному государством,
  • передача документов в соответствии с регламентом,
  • квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.

    Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
  • Подписать простой или неквалифицированной электронной подписью.
  • Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

    Как подписать документ электронной подписью?

    Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

    1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
    2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
    3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
    4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
    5. В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
    6. В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).
    Читайте так же:  Приложение долги по кредитам

    О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

    С 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года планируется проведение эксперимента по ведению документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе

    В целях проведения эксперимента Правительство РФ определит перечень работодателей, участвующих в эксперименте, при их согласии.

    Предусматривается, что в рамках эксперимента отобранные работодатели (далее — работодатель) должны будут осуществить следующие мероприятия:

    установить виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

    определить структурные подразделения организаций, участвующих в эксперименте (при необходимости);

    подготовить и принять локальные нормативные акты и (или) внести в них изменения с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) в соответствии со статьей 372 Трудового кодекса РФ по вопросам проведения эксперимента, в том числе использования видов электронной подписи работодателем и работником;

    ознакомить работников с порядком проведения эксперимента посредством использования информационной системы, применяемой работодателем, либо на бумажном носителе.

    Положения о порядке проведения эксперимента должны быть отражены в коллективном договоре или в соглашении с работником о его участии в эксперименте.

    Предусматривается, что по заявлению работника (в письменном виде или направленному в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя) о выдаче документов, связанных с работой, ведение которых осуществляется в электронном виде, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью).

    В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику копию приказа об увольнении работника, трудовой договор и сведения о трудовой деятельности работника способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью), поданном в письменном виде или направленном в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя.

    Расходы, связанные с ведением документов, связанных с работой, в электронном виде, включая приобретение и применение электронной подписи работника, несет работодатель.

    Работодатель имеет право осуществлять хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Передача дел на архивное хранение осуществляется работодателем в соответствии с порядком, установленном законодательством об архивном деле.

    Предполагается, что за период проведения эксперимента будут решены вопросы обеспечения сохранности электронных документов постоянного и долговременного хранения в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» Национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», в течение 2019 года будет подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами, а также будет урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и программного обеспечения для осуществления хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.

    Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

    В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа?

    От бумажного к электронному документообороту

    В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный. Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

    В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.

    Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

    Реквизиты, определяющие юридическую силу

    Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов.

    • наименование вида документа (кроме писем);
    • порядковый номер;
    • наименование организации,
    • дата регистрации;
    • место разработки и подписания;
    • электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).

    Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе.

    Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО. Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой.

    Защита корреспонденции

    Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен. Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

    • наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
    • применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
    • наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.

    Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота.

    Частные случаи

    Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail. Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации. Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального. Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом.

    Читайте так же:  Экспресс кредит узнать задолженность

    Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное. Однако для того, чтобы такое письмо действительно имело статус официального, требуется наличие на нем вышеуказанных реквизитов. Естественно, необходимую юридическую силу такому сообщению придаст наличие электронно-цифровой подписи.

    В случае отсутствия таковой могут возникнуть некоторые сомнения в подлинности. Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность. И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.

    Практические рекомендации

    Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия. Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

    Также надо учесть, что в законодательстве прописано ограничение: электронно-цифровая подпись признается аналогичной собственноручной только в случае, если законодательство не предусматривает наличие того или иного документа в бумажном виде. То есть когда электронно-цифровую подпись невозможно заменить собственноручной.

    Что дальше?

    Перспектива развития цифрового документооборота ясна. Наличие законодательного акта, который бы четко регулировал электронный документооборот, облегчило бы юридические взаимоотношения, а потому в ближайшие годы продолжится активная разработка соответствующего международного и российского законодательства.

    Технический прогресс выдвигает новые вызовы, требующие менять традиционные формы работы. В скором времени на электронный документооборот перейдет большинство предприятий социальной сферы, включая образование и здравоохранение. А потому ответом на этот вызов станут законодательно закрепленные нормы верификации цифровых документов.

    Юридическая сила электронного документа

    Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

    Что такое электронный документооборот?

    Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

    В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

    • федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
    • федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
    • приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

    Что придает электронному документу юридическую силу?

    Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

    Формализованные документы

    К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

    • соответствие формату, утвержденному государством,
    • передача документов в соответствии с регламентом,
    • квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

    Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

    Неформализованные документы

    К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.

      Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
  • Подписать простой или неквалифицированной электронной подписью.
  • Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

    Как подписать документ электронной подписью?

    Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

    1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
    2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
    3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
    4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
    5. В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
    6. В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).

    О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

    С 23 мая контрагенты могут обмениваться юридически значимыми электронными счетами-фактурами

    Сегодня, 12 мая, официально опубликован приказ ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/[email protected] Приказ утверждает форматы электронных счетов-фактур (документ вступит в силу через 10 дней после дня официального опубликования, т.е. 23 мая). Это последний нормативный акт, которого не хватало для начала обмена юридически значимыми счетами-фактурами в электронном виде. Сегодня мы начинаем публиковать серию материалов об электронных счетах-фактурах. В первом из них мы расскажем о том, как определить, что потребуется вашей компании для подключения к системе электронного документооборота.

    Вводная информация

    Электронные счета-фактуры с 23 мая будут равнозначны своим бумажным аналогам. Чтобы контрагенты могли пересылать их друг другу в электронном виде и не дублировать на бумаге, оба контрагента должны быть подключены к системе электронного документооборота (ЭДО). Одной из самых известных систем является сервис Диадок от компании СКБ Контур. При этом впоследствии контрагенты могут быть подключены к разным системам ЭДО — крупнейшие операторы электронного документооборота уже заключили соглашение о роуминге.

    Читайте так же:  Штраф за административное правонарушение где посмотреть в 2020 году

    Особо стоит отметить, что запрошенные в ходе проверки электронные счета-фактуры можно будет направить в ИФНС, не распечатывая на бумаге. По нашей информации налоговики планируют принимать электронные счета-фактуры (а также электронные акты и накладные по форме ТОРГ-12) начиная с проверки деклараций по НДС за 2-й квартал нынешнего года, то есть примерно с конца июля. Отправлять электронные счета-фактуры и электронные первичные документы в инспекцию можно с помощью программы для отправки налоговой отчетности (например, Контур-Экстерн). Подробнее об отправке документов в ИФНС см. «Как поправки в Налоговый кодекс изменят обмен электронными документами с инспекцией».

    Среди очевидных плюсов электронных счетов-фактур следует отметить скорость получения документа (несколько секунд после отправки контрагентом), а также очень значительное сокращение расходов на изготовление, пересылку, хранение документов и их копий.

    Алгоритм для небольших организаций

    Небольшой организации для начала документооборота будет достаточно выполнить следующие действия:

    1. Решить, от какой части бумажного документооборота она хочет отказаться. То есть сделать электронным документооборот с определенными контрагентами, или только документы какого-либо определенного типа.
    2. Определиться с оператором электронного документооборота.
    3. Приобрести сертификат электронной цифровой подписи (если он уже имеется, тем лучше).
    4. Подать заявку на подключение, подписать лицензионный договор, присоединиться к регламенту. Так, регламент Диадока является соглашением о применении электронной цифровой подписи (ЭЦП). Все организации-участники, присоединяясь к регламенту, уведомляют о своем согласии признавать электронные документы, которые подписаны ЭЦП, равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью. Поэтому для возможности применения электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота Диадок при подключении организации руководителю или уполномоченному сотруднику необходимо подписать и направить в один из сервисных центров СКБ Контур заявление о присоединении к регламенту. С 1 июля 2012 года необходимость присоединяться к регламенту отпадет для тех, кто будет пользоваться сертификатом усиленной квалифицированной подписи*.
    5. Убедить своих контрагентов в преимуществах электронного документооборота и попросить их подключиться к системе ЭДО.

    Обратите внимание: пока роуминг между различными системами ЭДО в режиме промышленной эксплуатации не работает. Поэтому лучше попросить всех своих контрагентов (или, по крайней мере, самых крупных из них) подключиться к той же системе, к которой подключена ваша компания.

    Что делать крупным компаниям

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Прежде чем переходить на электронные документы, крупной компании необходимо провести доскональную аналитику всех процессов, связанных с бумажным документооборотом внутри и вне компании. Встроить эти бизнес-процессы в модель с электронным документооборотом. Затем провести интеграцию учетной системы компании с системой электронного документооборота, провести несколько «пилотов», доработок и т.д.

    Учитывая сложность описанных процедур, крупным компаниям лучше довериться опытному и надежному оператору, который имеет большой опыт в работе с электронными документами и может организовать электронный документооборот «под ключ».

    Начать знакомство с системой для обмена электронными документами можно отсюда.

    *Это связано с особенностями вступления в силу Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (сейчас наряду c ним действует Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). В «новом» законе выделены три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Электронный документ с усиленной квалифицированной подписью по умолчанию приравнивается к бумажному документу с собственноручной. Соответственно, участникам документооборота, которые имеют усиленную квалифицированную подпись, не нужно будет договариваться о равнозначности этой подписи собственноручной.

    Планы изменения нормативной базы в части организации хранения электронных документов на 2018-2020 гг.

    Алексей Микрюков, бизнес-аналитик DIRECTUM

    О недостатке нормативной базы, в части организации хранения ЭД, говорится уже очень давно. Проблемы, которые в связи с этим возникают, также давно известны. Одна из основных проблем — обеспечение юридической силы документов при долговременном хранении.

    Основные «игроки», от которых ожидалась активность в проработке вопросов и устранении пробелов в нормативной базе, казалось бы, давно определены — Росархив и ВНИИДАД. Но на протяжении уже многих лет ситуация принципиально не изменяется, вопросов меньше не становится.

    Это не означает, что вообще ничего не происходит. Например, в 2015 году были утверждены всем известные «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Но они в первую очередь отражают практику работы с бумажными документами и не учитывают особенностей работы с ЭД, а, следовательно, вопросы остаются открытыми.

    Почему так происходит? Как на практике решаются проблемы в условиях недостатка нормативной базы? Какие изменения планируются?

    Все эти вопросы обсуждались на форуме ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2017. Форум был посвящён проблемам хранения документов как на бумажных, так и электронных носителях. По итогам которого, сложилось впечатление, что инициатива в устранении пробелов нормативного регулирования перешла к Минкомсвязи России и Минэкономразвития России.

    В связи с этим интересно посмотреть:

    1. В каких направлениях планируются работы и какие конкретно изменение можно ожидать в ближайшие 2-3 года — «Проект плана мероприятий раздела „Нормативное регулирование“ программы „Цифровая экономика Российской Федерации“».
    2. Сопоставить задачи, решаемые в плане мероприятий по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» и задачи, решение, которых запланировано Росархивом в «Плане научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ на 2018 год».

    Мероприятия по программе «Цифровая экономика Российской Федерации»

    Мероприятия по программе «Цифровая экономика Российской Федерации», которые затрагивают тему хранения (в т.ч. долговременного хранения) ЭД в архивах организаций:

    Разработка проекта федерального закона, направленного на установление унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной электронной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнение правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра.

    Плановый срок принятия изменений: 12.2018 г.

    Ожидается, что будут:

    • закреплены унифицированные требования к усиленной квалифицированной электронной подписи
    • установлены требования по визуализации электронной подписи в электронных документах
    Читайте так же:  Сокращение после декретного отпуска

    Разработка проекта федерального закона в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа.

    Плановый срок принятия изменений: 12.2018 г.

    Ожидается, что будут:

    Разработка проектов федеральных законов в части унификации правил подачи исковых заявлений, жалоб, ходатайств, а также иных заявлений и ходатайств в электронной форме, а также допустимости электронных доказательств.

    Плановый срок принятия изменений: 05.2019 г.

    Ожидается, что будут устранены правовые ограничения на электронный документооборот посредством:

    • установления порядка электронного, в том числе автоматизированного, взаимодействия между участниками процесса, судами и Федеральной службой судебных приставов, а также иными органами и организациями при исполнении судебного решения
    • унификации положений процессуальных кодексов в части возможности представления в суд доказательств в электронной форме (в т.ч. при совершении таких действий в сети «Интернет», по сетям подвижной связи и т.п.);

    Разработка проекта федерального закона в части установления правового статуса электронных систем фиксации юридических фактов.

    Плановый срок принятия изменений: 06.2019 г.

    Ожидается, что будут

    • определены функции электронных систем независимой фиксации юридических фактов как третьей доверенной стороны (в т.ч. с помощью технологий распределенных реестров и т.п.)

    Кроме того, в проекте плана предусмотрены мероприятия, которые могут дать толчок к появлению большого количества документов, которые могут вестись в электронном виде. В частности, это:

    • контракты
    • финансовые и банковские документы
    • конструкторская и эксплуатационная документация
    • нотариальные документы
    • товаросопроводительные документы и документы, опосредующие перевозку и прием и передачу товаров.

    Таким образом уже существующая задача организации хранения ЭД в компаниях может получить дополнительный импульс. И готовиться к ее решению стоит уже сейчас.

    При этом особенный интерес для лиц заинтересованных в решении задач долговременного хранения ЭД, в т.ч. для разработчиков информационных систем управления документами, представляет п.2. Хочется верить, что запланированные мероприятия будут проведены качественно и помогут уточнить требования и закрыть существующие пробелы в нормативной базе.

    Планы Росархива

    Теперь, рассмотрим «План научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ на 2018 год» Росархива. В план включено 11 тем. Наиболее интересными из которых, с точки зрения решения задач долговременного хранения ЭД, являются:

    1. Подготовка проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
    2. Подготовка проекта «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения» и инструкции по его применению.
    3. Подготовка аналитического обзора «Исследование международных стандартов и проектов международных стандартов ИСО и других материалов по управлению документами за 2017 год, определение целесообразности разработки на их основе соответствующих национальных стандартов Российской Федерации».
    4. Исследование и анализ зарубежной периодической литературы, материалов официальных интернет-сайтов, конференций, международных научных проектов по проблемам электронного документооборота и электронных документов.

    Особенный интерес представляют п. 1. и п. 2.

    Выше уже говорилось, о том, что существующие «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов» практически не учитывают особенностей хранения ЭД. Возможно, что и эта ситуация будет исправлена.

    Росархив указан в качестве одного из ответственных по «Разработке проекта федерального закона в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа» по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» и логично ожидать, что требования, которые будут сформулированы при подготовке проектов ФЗ найдут свое отражение в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов». При этом настораживает отсутствие привязки этих работ к плану работ по программе «Цифровая экономика Российской Федерации».

    Новые правила по подотчету с 1 июля 2019 года

    С 1 июля 2019 года бухгалтеры должны принимать от работников документы на подотчет по новому списку. Старый порядок использовать нельзя. Редакция журнала «Упрощенка» подготовила ответы на все вопросы.

    О чем бухгалтерам предупредить своих подотчетников с 1 июля

    Первый день июля 2019 года — без преувеличения целая веха для бухгалтеров и компаний в целом. Повсеместный переход на онлайн-кассы — за отдельными льготными исключениями — влечет за собой необходимость перестройки и в других сферах.

    Так, подотчетники напрямую должны учитывать июльские «кассовые» изменения. Нужно иметь в виду и другие поправлки, которые непосредственно отразились на оформлении авансотчета. Иначе есть риск, что компания не сможет учесть подотчетные траты. Обо всем — по порядку.

    Проведите для сотрудников компании ликбез по следующим пунктам.

    Пункт 1. Онлайн-чеки — общее правило после 1 июля 2019 года

    С первого июльского дня большинство чеков должны быть электронными. И их реквизиты — меняются. Нужно помнить, что списать расходы компания сможет без проблем, только если в бумагах есть все нужные реквизиты.

    В частности, после июня в поле «форма расчета» вместо «электронными» должно стоять «безналичными».

    Ужесточаются требования к оформлению чека, если подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени фирмы или бизнесмена. То есть товар сотрудник покупает не как физлицо. Тогда продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя, страну происхождения товара, номер таможенной декларации и сумму акциза. Подробнее — смотрите статью 1 Закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ.

    Пункт 2. БСО после июня печатаются на новых онлайн-ККТ

    С 1-го же июля электронными по общему правилу должны быть бланки строгой отчетности. Типографские БСО запретили всем, кто не имеет каких-либо постоянных или временных льгот по новым онлайн-кассам. БСО нового поколения должны изготавливаться с помощью специальных онлайн касс, подобных тем, что печатают онлайн-чеки. То есть данные о продаже услуги будут также поступать оперативно в ФНС.

    В частности, компании и ИП с работниками на ОСН, УСН, ЕНВД, оказывающие услуги населению, больше не вправе выписывать обычные БСО. Так что если подотчетник оплачивал мойку, ремонт и прочие такие услуги, он должен получить кассовый чек. Квитанции вместо чеков ККТ смогут выписывать только патентщики по некоторым услугам. А также — ИП без работников, попавшие под льготу до 1 июля 2021 года. Либо такие лица вообще могут ничего не выдавать, так как из закона не следует обязанность что-то выдать.

    Читайте так же:  Производственная травма на производстве что грозит работодателю в 2020 году

    Если продавец все же дает древний «строгий» бланк, пусть подотчетник узнает, почему, на каком основании. Лучше всего — попросить у торговца письмо от его имени со ссылкой на соответствующую норму закона. Ту, согласно которой продавец имеет право не эксплуатировать онлайн-ККТ. Либо выдать копию документа — основания для невыдачи чека.

    Статьи по теме в журнале «Упрощенка»

    Пункт 3. Чеки можно получить из мобильных приложений и через коды для скачивания

    Вместо бумажного чека после июня продавцы могут давать распечатки из мобильных приложений или даже коды для скачивания. Например, как в случае с новой категорией бизнесменов — самозанятыми.

    Еще в своем письме от 21.04.2017 № 03-01-15/24307 Минфин пояснил, что чек, распечатанный по ссылке из e-mail или SMS, также подтверждает расходы. Поэтому пугаться современных опций не нужно. То, что продавец дает в подтверждение расходов, то и нужно брать у него, распечатывать и нести в бухгалтерию.

    Пункт 4. Электронный посадочный талон при авиапереездах не вариант для целей НУ

    Не лишним будет напомнить персоналу, что еще в начале года — с 25 февраля — Минтранс разрешил пользоваться виртуальными посадочными талонами при авиаперелетах. Например, онлайн-талон можно оформить в электронном виде, получив на личный e-mail (приказ Министерства транспорта от 14.01.2019 № 7).

    Льготный порядок прижился и продолжает действовать. Но пользоваться командировочным лицам данным послаблением пока опасно. Электронный проездной билет надо обязательно по старинке распечатывать и во время досмотра просить сотрудников аэропорта проставлять на нем соответствующий штамп. После — прикладывать к авансовому отчету. На этом настаивают специалисты из Минфина.

    В аэропортах остается возможность самостоятельно распечатать талон, получить его на бумаге, в том числе как раз для отчета на работе о командировке.

    Как теперь оформлять подотчет: пошаговая инструкция для бухгалтера

    Шаг 1. Готовим решение о подотчете документально

    Работник составляет заявление на подотчет, а директор утверждает бумагу своей подписью. Альтернатива — приказ (распоряжение) директора на выдачу средств.

    Шаг 2. Проводим аванс

    Компания выдает подотчетнику аванс наличными, на корпоративную или зарплатную карточку.

    Внимание: при выдаче денег под отчет, равно как и при возврате сотрудником неизрасходованных сумм или при компенсации ему затрат онлайн-кассу применять не требуется.

    Шаг 3. Даем время сотруднику потратить подотчетные и собрать подтверждающие документы

    Во время выполнения подотчетного задания / служебной поездки на все траты сотрудник запрашивает подтверждающие бумаги. Не страшно, если они будут электронными. Как мы рассказали выше, сейчас почти весь «кассовый» документооборот идет онлайн.

    С 1 июля 2019 года вступят в силу сразу две поправки по ККТ, которые повлияют на работу с подотчетниками.

    1. Продавец должен пробивать наименование и ИНН покупателя, страну происхождения товара, номер таможенной декларации и сумму акциза. Эти реквизиты обязательны, если товары приобретает компания или ИП (ст. 1 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Поправка коснется случаев, когда подотчетник покупает товар по доверенности от имени фирмы или бизнесмена (письмо Минфина от 19.10.2018 № 03-01-15/75371).

    2. Организации и ИП на общей системе, УСН и ЕНВД, которые оказывают услуги населению, больше не вправе выписывать обычные БСО вместо чеков (п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Так что если подотчетник оплачивал мойку, ремонт и другие услуги, он должен получить кассовый чек. Квитанции вместо чеков смогут выписывать только ИП на патенте и лишь по некоторым услугам.

    Шаг 4. Просим сотрудника распечатать для бухгалтерии все электронные документы

    По окончании срока на подотчетные операции подотчетнику придется всю небумажную первичку распечатать для бухгалтерии.

    Сюда относятся не только обычные онлайн-чеки (интернет)магазинов. Но и такая пока диковинка, как чек от самозанятого из мобильного приложения «Мой налог».

    Этот чек должен быть с QR-кодом и указанием на спецрежим «Налог на профессиональный доход». Массово с самозанятыми могут столкнуться подотчетники, передвигаясь на такси. Например, по Москве. Электронный документ — справка с маршрутом также выводится на печать.

    Шаг 5. Принимаем авансовый отчет работника

    Сотрудник отчитывается по полученным и потраченным средствам. Пример заполнения авансового отчета по типовой форме на 2019 год мы привели.

    Срок отчета — три рабочих дня с того момента, который обозначен в заявлении или приказе. Либо трехдневный период со дня возвращения из командировки.

    Если подотчетник прикладывает к АО-1 чек без названий товаров, требуйте дополнительно товарный чек. Такое возможно в случае, если продавец — это ИП на УСН или патенте.

    Дело в том, что данной категории лиц дали право до 1 февраля 2021 генерировать чеки с общим итогом. Без выделения конкретных товарных позиций (п. 17 ст. 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). То есть без расшифровки. Но для целей налогового учета из документов должно ясно следовать, что именно приобрела и оплатила фирма.

    В обычных онлайн-чеках название, цена, количество товаров (работ, услуг) — непременные реквизиты.

    Шаг 5. Разбираемся с итогом

    При экономии подотчетных сотрудник возвращает компании остаток.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    При доказанном перерасходе, наоборот, организация компенсирует работнику излишне потраченное. Если были несогласованные траты, работодатель их вправе не возмещать. Смотрите наш пример заявления на возмещение потраченных сумм.

    Электронный документ приобретает юридическую силу если он в 2020 году
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here