Какие документы выдать работнику при увольнении

Самая важная информация по теме: "Какие документы выдать работнику при увольнении" с выводами от профессионалов. В случае возникновения вопросов и при необходимости актуализации данных вы можете обратиться к дежурному юристу.

Документы от работодателя при увольнении 2020

Помимо причитающихся сотруднику на дату ухода выплат, работодатель обязан также предоставить ему закрепленный законодательно перечень документов, связанных с его трудовой деятельностью. Сделать это нужно также в последний рабочий день. При нарушении этого правила работодателю будет грозить административная ответственность.

Какой перечень документов положен увольняющимся

Видео (кликните для воспроизведения).

Сотруднику, покидающему компанию, должен быть выдан большой пакет документов, в котором фиксируются сведения о его рабочем и страхом стаже, содержится информация о полученных им за последний год выплатах и среднем заработке. Часть из них работник получает без каких-либо письменных заявлений с его стороны, остальные работодатель обязан выдать, если получит соответвующей запрос.

  • Трудовая книжка сотрудника;
  • Выписки из форм:
        • СЗВ-М;
        • СЗВ-СТАЖ;
        • ДСВ-3, при условии, что были добровольные отчисления на накопительную часть пенсии;
        • Расчета по страховым взносам в части начислений конкретного застрахованного;
  • Справка о зарплате по форме № 182н для расчета пособия по нетрудоспособности.

    Важно! Даже если сотрудник обратится за любым из названных документов значительно позже даты ухода из фирмы работодатель обязан выдать их в течение 3 дней с момента получения письменного запроса (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

    Помимо этого, в последний рабочий день при получении письменного заявления работника ему нужно предоставить:

            • Справу о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ);
            • Справку о среднем заработке для службы занятости по форме, рекомендованной в Письме Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5.

    Если сотрудник потребует копию приказа об увольнении, работодатель также обязан ее предоставить в день окончательного расчета.

    Порядок выдачи трудовой книжки

    Выдача трудовой книжке должна производиться в последний рабочий день сотрудника (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если его нет в этот день на работе и при этом он не приходит за документами, ему нужно направить уведомление о необходимости явится и забрать трудовую книжку заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Кроме того, в уведомлении нужно указать на возможность дать согласие на ее отправку почтой. Если уволенный представит письменное согласие на пересылку трудовой книжки, ее также следует направить заказным письмом с уведомлением.

    В случае явки сотрудника с требованием выдать ему трудовую книжку после дня увольнения, работодатель обязан выполнить его в течение 3 рабочих дней с момента поступления письменного запроса (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Получение документа на руки должно подтверждаться подписью работника в гр. 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также в разд. XI личной карточки (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

    Как предоставляется выписка из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и РСВ

    Форма СЗВ-М выдается в виде выписки с данными по уволившемуся сотруднику за месяц, в котором происходит расторжение трудового договора.

    Как поступить если сотрудник отсутствовал в последний свой рабочий день ничем не регламентировано. В этом случае рекомендуется направить работнику уведомление, аналогичное тому, что пересылается по трудовой книжке, о необходимости явиться за документом, либо дать разрешение на отправку почтой.

    В таком же порядке предоставляются данные о страховом стаже работника по форме СЗВ-СТАЖ, а также расчета по страховым взносам. Факт выдачи лучше заверить распиской или отметкой в специальном журнале за подписью сотрудника.

    В каком порядке выдаются справки при увольнении

    Справка по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н заверяется подписью ответственного лица и при наличии, печатью организации. Никаких заявлений писать работнику не нужно, а выдача указанного документа в день увольнения, это прямая обязанность работодателя. Если сотрудник не явился за справкой, ему также нужно направить уведомление о необходимости явится за ней лично, либо дать разрешение на отправку почтой.

    Справка о доходах, начисленных сотруднику за тот год, в котором он уволился, а также о начисленном и уплаченном с их суммы НДФЛ выдается по форме утвержденной Приказ ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/[email protected] Она предоставляется в день увольнения по заявлению сотрудника.

    Справка о среднем заработке для центра занятости также выдается только по письменному обращению работника, давать ее по своей инициативе компания не обязана. Указанные документы лучше выдавать под расписку или регистрировать выдачу в специальном журнале, где сотрудник ставит свою подпись.

    Что грозит работодателю за невыдачу документов при увольнении

    Если наниматель не выдаст уволенному все документы, связанные с его работой в указанные сроки, ему грозит административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Более того, наказать могут и за отправку документов почтой, без получения письменного согласия от бывшего сотрудника.

    Если уволенный сотрудник посчитает, что несвоевременная выдача документов принесла ему нравственные страдания, например, из-за того, что он не мог устроиться на работу он может потребовать возмещения морального ущерба (ст. 234 ТК РФ). Однако на практике решение о таких выплатах принимает суд и в большинстве случаев в удовлетворении исков о моральном вреде отказывают, либо назначают незначительную сумму выплаты по ним.

    Источник: http://zakon03.ru/dokumenty-ot-rabotodatelya-pri-uvolnenii-2020/

    Какие документы необходимо предоставить работнику при увольнении?

    Трудовое законодательство требует от работодателя в последний рабочий день увольняемого сотрудника произвести с ним окончательный расчет, а также выдать трудовую книжку и все необходимые документы.

    О том, что именно надлежит выдать работнику и какая ответственность грозит нанимателю в случае неисполнения этой обязанности — расскажем в статье.

    Что работодатель обязан предоставить при расторжении договора?

    Какие документы должны выдать при увольнении? Ст. 84.1 ТК РФ требует от работодателя в день увольнения сотрудника выплатить ему все причитающиеся денежные средства, а также выдать трудовую книжку и документы, связанные с осуществлением им трудовой деятельности.

    Важно! Документы, выдаваемые уволенному сотруднику, можно разделить на обязательные, которые выдаются вне зависимости от заявления увольняемого, и необязательные, которые работодатель обязан выдать по заявлению работника.

    Обязательный перечень

    К документам, которые обязательно должны быть выданы увольняющемуся сотруднику, относятся:

    1. Трудовая книжка с соответствующим образом внесенной записью об увольнении.

    Это основной, связанный с работой документ, выдающийся сотруднику в обязательном порядке при увольнении лично в руки, либо, при его согласии, направляется по почте. При отсутствии возможности выдать или направить ТК владельцу, она хранится на предприятии до момента обращения бывшего работника.

    1. Медицинская книжка, если таковая имеется у работника.

    В этот документ работодатель никаких записей не вносит. Медицинская книжка обязательна для работника в специально установленных случаях (например, для работы в сфере общественного питания).

    1. Расчетный листок с перечислением выплачиваемых сумм.

    Помимо зарплаты за соответствующий период в нем отражаются выплаты компенсационного характера, пособия по нетрудоспособности, а также суммы, удержанные из заработной платы, например, по исполнительным документам.

    1. Справка о заработной плате за текущий год и 2 предыдущих по форме 182н.

    Этот документ необходим для передачи ее нанимателю при дальнейшем трудоустройстве, органам Фонда социального страхования для выплаты пособия в связи с болезнью, по БИР. За выдачу данной справки ответственна бухгалтерия организации.

    1. Расчет по страховым взносам (Раздел 3).

    С внесенными в него персональными данными работника и оформленный с первого дня соответствующего квартала до момента прекращения трудовых отношений.

    1. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ.

    Графа 14 в данном документе заполняется исключительно при увольнении сотрудника 31 декабря. Заполнение данных в разделах 4 и 5 производится в случаях увольнения, не связанного с выходом сотрудника на пенсию.

    1. Выписка из формы СЗВ-М.

    Составляется в отношении увольняющегося работника за месяц, в котором трудовой договор был расторгнут.

    По требованию

    Работник может обратиться к работодателю с письменным заявлением и потребовать от него предоставления следующих документов:

    • справки о доходах за текущий год по форме 2-НДФЛ, содержащей сведения с начала года по дату прекращения трудовых отношений с работодателем;
    • справка о средней заработной плате, которая необходима для получения пособия по безработице;
    • копии приказов о приеме на работу, увольнении, переводах, совмещении должностей, исполнении обязанностей, актов о несчастных случаях на производстве и других документов, связанных с деятельностью работника;
    • копия формы СПВ-2 — в этой справке содержатся данные, касающиеся стажа застрахованного лица, необходимые для определения пенсии (независимо от того, будет ли это пенсия по возрасту, инвалидности и т. п.). Работнику выдается копия формы СПВ-2. Оригинал документа направляется в соответствующее отделение пенсионного фонда не позднее 10 дней со дня предоставления работодателю заявления о выходе на пенсию.

    Важно! Копии документов, связанных с работой, заверяются надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

    С 2020 года планируется введение электронных трудовых книжек, ведение которых будет осуществляться исключительно в цифровом формате. В случае расторжения трудовых отношений работодатель обязан будет выдавать работнику сведения о трудовой деятельности в распечатанном или в электронном виде при наличии соответствующей технической возможности.

    В какие сроки нужно передать?

    Ст. 84.1 ТК РФ обязывает работодателя выдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, в день прекращения трудовых отношений.

    В соответствии со ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 рабочих дня на выдачу дополнительных документов, о которых было сказано выше, по письменному заявлению работника.

    Ответственность за задержку

    Несвоевременная выдача или отказ в выдаче документов влечет за собой административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения либо административного штрафа в размере:

    • от 1 тыс. рублей до 5 тыс. рублей – для должностных лиц;
    • от 1 тыс. рублей до 5 тыс. рублей – для индивидуальных предпринимателей;
    • от 30 тыс. рублей до 50 тыс. рублей – для юридических лиц.

    Кроме того, ст. 234 ТК РФ предусматривает материальную ответственность работодателя в случае задержки выдачи работнику трудовой книжки. Материальная ответственность в данном случае предполагает выплату бывшему сотруднику заработка, неполученного им в связи с невозможностью трудоустройства, вызванного отсутствием ТК, либо внесением в нее неверной формулировки увольнения.

    Для рассмотрения вопроса о привлечении работодателя к административной ответственности в связи с несвоевременной выдачей или отказом в выдаче документов необходимо обратиться с письменным заявлением в Государственную инспекцию труда или прокуратуру.

    Взыскание неполученного заработка осуществляется в судебном порядке.

    Важно! Работодатель освобождается ответственности за нарушение сроков выдачи трудовой книжки с того дня, как он отправил письменное уведомление уволенному сотруднику о необходимости ее получить.

    Что оформляет сотрудник, если его сократили?

    Процедура увольнения в связи с сокращением численности или штата обязывает работодателя за 2 месяца персонально предупредить каждого из подлежащих сокращению сотрудников о предстоящем расторжении трудового договора.

    В последний день работы сотрудникам выдаются те же обязательные документы, что и при прекращении трудовых отношений по иным основаниям.

    Отличие заключается в том, что в случае увольнения в связи с сокращением численности или штата, работнику для получения компенсационных выплат необходимо своевременно обратиться в органы занятости населения.

    Поэтому, помимо обязательного пакета документов, выдаваемых при расторжении трудового договора, необходимо потребовать от работодателя справку о средней заработной плате.

    Сокращенные сотрудники имеют право на получение средней зарплаты в течение второго и, в ряде случаев, третьего месяцев со дня увольнения при условии своевременной постановки на учет в орган занятости населения.

    Расписки при расторжении трудового договора

    Работодатель не застрахован от ситуаций, при которых работник, получивший все требуемые документы, теряет их и впоследствии обвиняет работодателя в том, что документы выданы не были.

    Поскольку непредоставление связанных с трудовой деятельностью документов влечет для работодателя негативные последствия в виде возможного привлечения к административной ответственности, стоит минимизировать риск в подобных ситуациях.

    Для этого можно потребовать от работника:

    • расписку об отсутствии претензий к нанимателю;
    • расписку о получении связанных с работой документов и их копий.

    Форма этих документов не установлена. Расписки можно написать на бланке организации, либо просто на листе бумаге, с указанием всего перечня выданных сотруднику документов и их копий.

    Необходимо чтобы бывший работник проставил подписи либо напротив каждого наименования, либо указал в конце документа, что все справки, выписки, копии и прочее им получены, претензий к работодателю у него имеется.

    Также необходимо проследить, чтобы в расписке стояла подпись работника и дата ее составления.

    Важно! При выдаче трудовых и медицинских книжек работник должен поставить личную подпись в соответствующих журналах движения указанных документов. При выдаче выписки из формы СЗВ-М увольняющийся сотрудник обязан написать расписку о ее получении.

    Исполнительный лист работника, который уходит из организации

    Если в отношении сотрудника ведется исполнительное производство, из его заработной платы бухгалтерией предприятия могут удерживаться определенные исполнительным документом суммы (алименты, задолженность по различным платежам и т. п.).

    Удержания могут производиться на основании оригиналов следующих документов:

    • исполнительного листа;
    • судебного приказа;
    • нотариального соглашения об уплате алиментов.

    Справка. Исполнительные документы могут направляться в организацию службой судебных приставов либо передаваться самим сотрудником.

    Исполнительный лист уволенного сотрудника необходимо вернуть в ФССП, зафиксировав факт его отправки, например, в журнале учета.

    Кроме того, службу судебных приставов необходимо уведомить об увольнении сотрудника. На уровне законодательства форма уведомления не установлена, поэтому написать его можно на бланке организации в свободной форме. В нем должна содержаться следующая информация:

    • о расторжении трудового договора с работником, являющимся должником по исполнительному производству, с указанием основания увольнения (по инициативе работника, нанимателя, по соглашению сторон и пр.);
    • о реквизитах исполнительного листа или судебного приказа;
    • о периоде, в течение которого производились отчисления из заработной платы сотрудника;
    • о сумме удержаний;
    • при наличии задолженности необходимо сообщить о причинах ее образования;
    • при наличии информации о новом месте работе, жительства должника и т. п., ее также следует указать в уведомлении;
    • в конце требуется перечислить прилагаемые документы (исполнительный лист, приказ о расторжении трудового договора).

    Уведомление подписывается руководителем и главным бухгалтером компании, заверяется печатью.

    Подводим итоги

    В день расторжения трудового договора наниматель обязан выдать увольняемому лицу трудовую книжку и другие, связанные с работой документы, часть из которых является обязательной, часть выдается при наличии заявления сотрудника. Неисполнение данной обязанности грозит работодателю материальной и административной ответственностью.

    Полезное видео

    Рекомендуем ознакомиться со следующим видео о перечне документов, которые должен предоставить работодатель:

    Статья про обходной лист при увольнении. Могут ли отказать в выдаче трудовой книжки работнику, если он не подготовил этот документ? Рассмотрим заполненный образец. А также внутри форма, которую можно скачать.

    Статья про трудовую книжку при увольнении, а также про уведомление о ее получении с образцом. Как происходит заполнение ТК? Что делать, если в ней нет записи? Когда день выдачи? Нужно ли ставить печать? Как отправить работнику по почте?

    Источник: http://narabote.me/uvolnenie/dokumenty

    Справки при увольнении

    Главный документ, который работодатель обязательно должен выдать работнику в день увольнения, это его трудовая книжка. Но кроме того по письменному запросу работника работодатель обязан предоставить ему заверенные копии документов, связанных с работой сотрудника в данной организации (ст. 84.1 ТК РФ). Посмотрим, что это могут быть за документы.

    Какие справки выдаются при увольнении работника

    Чаще всего работники запрашивают у работодателей справки о зарплате при увольнении. Правда, они бывают нескольких «видов».

    Начнем со справки о заработной плате за текущий год и два предшествующих года для расчета соцстраховских пособий (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ). Она составляется по утвержденной форме (Приложение N 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 N 182н). Очевидно, что запросить такой документ у своего работодателя может любой работник, который собирается продолжить свою трудовую деятельность в другой организации.

    Еще одна «зарплатная» справка, выдаваемая при увольнении, – это справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (Письмо Минтруда России от 10.01.2019 N 16-5/В-5). Она может понадобиться тем сотрудникам, которые после увольнения, к примеру, по сокращению штата, предполагают обратиться в службу занятости населения за назначением пособия по безработице (п. 1,2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 ).

    Вместе с другими справками при увольнении по собственному желанию или по иным основаниям работник может запросить справку о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ). В ней указываются сведения с начала года по дату увольнения.

    Документы и справки при увольнении с «пенсионными данными»

    Кроме прочих справок с места работы при увольнении работнику должны быть предоставлены персонифицированные сведения, касающиеся взносов, начисленных с его заработной платы и иных вознаграждений, а также сведения о стаже (п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ ). В связи с этим работнику выдается:

    • раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 18.09.2019 N ММВ-7-11/[email protected]) с индивидуальными сведениями работника за период с начала квартала по дату его увольнения;
    • форма СЗВ-М (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п) за месяц увольнения работника, содержащую сведения только о нем;
    • форма СЗВ-СТАЖ;
    • форма СТД-Р, если работник выбрал веденение электронной трудовой книжки.

    А если ваш работник увольняется в связи с выходом на пенсию, то он также может попросить у вас предоставить сведения о его стаже по форме СПВ-2 . Ее надо будет направить в ПФР, а копию передать работнику.

    Источник: http://glavkniga.ru/situations/k503013

    Какие документы выдать работнику при увольнении

    Трудовую книжку выдайте работнику в день увольнения, то есть в его последний рабочий день ст. 84.1 ТК РФ .

    Справки, которые надо выдать при увольнении:

    справка о заработной плате для расчета больничных

    разд. 3 расчета по страховым взносам

    Если сотрудник не забрал трудовую книжку в день увольнения, уведомьте его о том, что надо ее получить. Уведомление отправьте на следующий день ценным письмом с описью вложения Письмо Минтруда от 10.04.2014 N 14-2/ООГ-1347 .

    ООО «Альфа»

    УВЕДОМЛЕНИЕ

    В связи с тем, что 28.09.2020 — в день прекращения трудового договора от 14.03.2016 N 8-ТД вы отсутствовали на работе, просим вас явиться за трудовой книжкой и другими документами в ООО «Альфа» по адресу: г. Москва, шоссе Энтузиастов, д. 9, офис 4, либо дать ООО «Альфа» письменное согласие на отправку этих документов почтой.

    Источник: http://glavkniga.ru/situations/199807

    Увольнение: какие документы нужно выдать работнику

    В день увольнения работнику положено выдать полный расчет и ряд документов. Смотрите перечень и переходите по ссылкам для получения комментариев и образцов:

    Эти документы выдаются независимо от волеизъявления увольняющегося и строго в день увольнения. Если выдать их в день увольнения не представляется возможным из-за отсутствия работника на работе, ему направляется уведомление о необходимости получить эти документы с запросом об отправке их по почте.

    По заявлению работника также нужно выдать:

    • справку 2-НДФЛ (рекомендуется включать в комплект увольнительных документов, даже если работник ее сразу не попросил);
    • другие документы и копии, которые связаны с его работой у вас (справку для службы занятости и др. справки, копии приказов и т. п.).

    Эти документы он может запросить не сразу, а спустя какое-то время после увольнения. Их все равно нужно будет ему предоставить. Срок на выдачу — три дня с момента получения от работника соответствующего заявления.

    Отказ выдать документы — это нарушение, наказуемое по ст. 5.27 КоАП РФ:

    • для организации это может обернуться штрафом от 30 000 до 50 000 руб.;
    • должностных лиц — предупреждением или штрафом от 1000 до 5000 руб.
    • ИП — штрафом от 1000 до 5000 руб.

    За невыдачу трудовой книжки работнику также причитается компенсация по ст. 234 ТК РФ в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения и до получения трудовой на руки.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Источник: http://nalog-nalog.ru/uvolnenie/uvolnenie-kakie-dokumenty-nuzhno-vydat-rabotniku/

    Заполнение формы СЗВ-М при увольнении сотрудника

    СЗВ-М при увольнении сотрудника выдается ему на руки в соответствии с п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Мы расскажем, как при этом соблюсти все требования законодательства.

    Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился

    Все работодатели (организации и ИП) обязаны ежемесячно сдавать в региональный пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». В этом отчете фиксируются все граждане, с которыми заключены официальные трудовые договоры либо договоры ГПХ.

    Нюансы заполнения СЗВ-М при заключении договора ГПХ см. в этой публикации.

    По мнению чиновников, этот отчет помогает отследить работающих пенсионеров.

    Помимо сдачи СЗВ-М в ПФР, его необходимо выдавать сотруднику на руки.

    ВАЖНО! В законе № 27-ФЗ указано, что справку СЗВ-М нужно выдавать при увольнении сотрудников, при подаче заявления застрахованными лицами при выходе на пенсию, а также ежемесячно вместе со сдачей отчета в контролирующий орган.

    При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан.

    Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных

    В копии СЗВ-М при увольнении сотрудника следует указать только его фамилию и его данные. Информацию по другим сотрудникам указывать нельзя, так как она относится к персональным данным и не подлежит разглашению.

    В графе 3 вы в обычном порядке укажете тип «исхд», а в графе 4 — информацию по работнику.

    Как правило, заполнение отчета в различных учетных программах позволяет сформировать СЗВ-М уволенным сотрудникам на одно застрахованное лицо.

    Подробнее о том, как формируется отчет в 1С, например, читайте в статье «Как сформировать отчет СЗВ-М в 1С (нюансы)».

    Кроме того, необходимо получить от работника подтверждение о получении отчета на руки. Есть несколько способов сделать это.

    1. Можно брать с сотрудников письменное подтверждение. Примерное содержание такое: «Я, Иванов Иван Иванович, подтверждаю, что в соответствии с ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ при расторжении трудового договора получил копии СЗВ-М на 15 листах за все время работы».
    2. Можно распечатать все СЗВ-М по сотруднику в двух экземплярах и при выдаче попросить сотрудника расписаться на втором экземпляре. Впрочем, если этих экземпляров будет достаточно много, то это довольно затратно по времени.
    3. Можно завести журнал по выдаче копий СЗВ-М и брать росписи с работников при выдаче документов, указывая и причину выдачи. Это, наверное, самый простой и действенный способ получить подтверждение.

    Больше о составлении справки СЗВ-М для уволенных сотрудников читайте в нашей статье «Составляем выписку из СЗВ-М — образец».

    Что касается установленных сроков передачи документа на руки сотруднику, то они следующие:

    1. Ежемесячно — вместе с представлением отчета в ПФР.
    2. СЗВ-М при увольнении — в день увольнения сотрудника.
    3. При оформлении документов на пенсию — в течение 10 дней с момента подачи работником письменного заявления.

    С нюансами оформления и представления СЗВ-М вас познакомят материалы:

    Итоги

    Выдача на руки копий СЗВ-М работникам при увольнении — это обязанность работодателя. Передать СЗВ-М уволенному сотруднику необходимо в день увольнения. При этом необходимо получить от него письменное подтверждение о получении отчета на руки.

    Источник: http://nalog-nalog.ru/strahovye_vznosy/szvm/zapolnenie_formy_szvm_pri_uvolnenii_sotrudnika/

    Документы «навынос» для увольняющегося работника

    Документы, обязательные к выдаче

    В день увольнения в обязательном порядке вы должны выдать работнику:

    трудовую книжку с записью об увольнени и ст. 84.1 ТК РФ . При ее получении работник должен расписаться в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них приложение № 3 к Постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69; п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ;

    справку о сумме заработка для расчета больничны х п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ . В ней, напомним, указывают сведения о сумме дохода, на которую начислялись взносы в ФСС, за год увольнения и за 2 предшествующих календарных года. Понятно, что если бывший работник трудился у вас менее 3 лет, то в справке нужно показать доходы только за период работы в вашей фирме. В документе также указывают, сколько в текущем году и 2 предыдущих годах было календарных дней, приходящихся на больничные и иные периоды, выплаты за которые не облагались взносами в ФСС. Эту справку составляют по специальной форм е приложение № 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 № 182н ;

    расчетный листок. Этот документ выдается при выплате зарплаты за вторую половину месяц а ст. 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 . Но с увольняющимся работником рассчитаться нужно, не дожидаясь наступления очередного срока выплаты зарплаты, — в день прекращения трудового договор а ст. 140 ТК РФ . Поэтому и выдать расчетный листок нужно в этот же день. Заметим, Минтруд считает: в трудовом или коллективном договоре, локальном нормативном акте организация может установить, что будет рассылать расчетные листки работникам по электронной почт е Письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 ;

    сведения персонифицированного учета. О том, копии каких именно отчетов нужно в 2017 г. выдавать работникам в день увольнения, расскажем в следующем разделе.

    Как мы уже отметили, трудовую книжку нужно выдавать под роспись. В отношении других обязательных к выдаче документов — справки о зарплате, расчетного листка, сведений персонифицированной отчетности (с 01.01.2017) — такого требования нет. Но мы рекомендуем все-таки получать от увольняющихся работников письменное подтверждение того, что документы им выданы. Это может быть, например, отметка на экземпляре, остающемся в организации, или, скажем, подпись, проставленная в специально заведенном журнале.

    Копии персонифицированных отчетов для увольняющегося

    Покажем в таблице, какие отчеты и за какой период нужно выдать при увольнении работника в 2017 г. пп. 2— 2.3, 4 ст. 11, ст. 15 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ); ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ

    Заметим, что представление в ПФР и ФНС в межотчетный период каких-либо отчетов в связи с увольнением работника не предусмотрено. То есть во всех перечисленных выше отчетах будут персонифицированные сведения, еще не поданные в ПФР и ФНС.

    С 1 июля 2017 г. штраф за разглашение персональных данных составляе т ч. 6 ст. 13.11 КоАП (ред., действ. с 01.07.2017) :

    для граждан — от 700 до 2000 руб.;

    для должностных лиц — от 4000 до 10 000 руб.;

    для организаций — от 25 000 до 50 000 руб.

    Что касается копий уже сданной персонифицированной отчетности, то, по мнению специалистов ПФР, их необходимо выдать увольняющемуся работнику в случае, если они ранее не были ему предоставлены. Напомним, что до 01.01.2017 организации были обязаны выдавать на руки работникам копии всех поданных в отношении них персонифицированных сведени й п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. до 01.01.2017) . Сейчас же такие копии выдаются лишь по запросу сотрудника (в течение 5 календарных дней) п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ .

    Документы, выдаваемые по запросу

    Трудовой кодекс обязывает по письменному заявлению увольняющегося сотрудника выдавать ему заверенные копии документов, связанных с работо й статьи 62, 84.1 ТК РФ . Исчерпывающего перечня таких документов нет.

    Ознакомиться с мнением заместителя управляющего Отделением ПФР по г. Москве и Московской области О.И. Прыговой по вопросу выдачи работнику при увольнении копий персонифицированной отчетности, ранее представленной в ПФР, вы можете:

    В первую очередь это, конечно, копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении. Но работник может запросить, например, и копии приказов о предоставлении отпусков (ежегодных оплачиваемых, учебных, без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком), приказов о назначении премий и положения о премировании, приказов о командировании. Учтите, что если тот или иной приказ был составлен не только в отношении увольняющегося работника, то нужно сделать из него выписку, а не просто откопировать его.

    К числу документов, связанных с работой, относятся и справки о заработке.

    Отметим еще два документа, которые обычно запрашивают увольняющиеся работники:

    справка по форме 2-НДФЛ — ее предоставление работнику предусмотрено Налоговым кодексо м п. 3 ст. 230 НК РФ . Работник может попросить у вас справку не только за текущий год, но и за другой период;

    справка для оформления пособия по безработице. Если после увольнения работник хочет встать на учет в службу занятости, то ему потребуется справка о среднем заработке за последние 3 месяца по последнему месту работ ы п. 2 ст. 3 Закона от 19.04.91 № 1032-1 . Законодательно форма этой справки не утверждена. Так что вы можете составить ее в произвольном виде. Но лучше воспользоваться формой, которую рекомендовал Минтру д Письмо Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421 . А возможно, работник попросит составить эту справку и по иной форме, утвержденной службой занятости вашего региона.

    Выписку из формы СЗВ-СТАЖ для увольняющегося работника нужно подготовить с типом «исходная». И хотя сотрудник уволен, ставить отметку в графе «Сведения об увольнении застрахованного лица» в разделе 3 формы не следует. Исключение из этого правила одно — увольнение работника 31 декабря отчетного года. Разделы 4 и 5 формы заполнять не нужн о пп. 2.3.36, 2.4 приложения 5 к Постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п .

    Сроки выдачи запрошенных документов

    Об особенностях составления справки о заработке для службы занятости читайте:

    В общем случае связанные с работой документы, к которым относят и справки о заработке, а также копии таких документов работодатель должен выдать в течение 3 рабочих дней после поступления письменного запроса сотрудник а ст. 62 ТК РФ . Этот же срок применяется и к запросам бывших работников.

    Заметим, что какой-то специальный срок выдачи справки 2-НДФЛ работнику НК РФ не определен. Минфин считает, что этот вопрос регулируется нормами ТК РФ Письма Минфина от 26.08.2016 № 03-04-05/50030 , от 21.06.2016 № 03-04-05/36096 . Законом о занятости населения также не установлена обязанность работодателя выдавать справку о заработке в определенный срок. Так что в общем случае при выдаче этих документов нужно ориентироваться на трехдневный срок, установленный ТК РФ.

    С мнением заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости И.И. Шкловца о сроках выдачи справки о зарплате для службы занятости вы можете ознакомиться:

    Однако увольняющемуся работнику выдавать запрошенные копии документов, связанных с работой, нужно в день прекращения трудового договор а ст. 84.1 ТК РФ . Касается ли это правило формы 2-НДФЛ и справки для службы занятости? Если читать ТК РФ буквально, получается, что такое требование установлено для копий. То есть речь идет об уже составленных ранее документах. В то время как справку 2-НДФЛ за год увольнения и справку о заработке для постановки на учет в качестве безработного нужно специально подготовить для работника.

    Но все же выдачу формы 2-НДФЛ и справки для службы занятости не стоит откладывать без особых на то причин. Кстати, специалисты Роструда считают, что справку для пособия по безработице, письменное заявление о выдаче которой поступило в день увольнения, нужно выдать именно в этот день.

    Для заполнения справки, выдаваемой увольняющемуся работнику для определения размера пособия по безработице, средний заработок за 3 последних месяца нужно считать в особом порядке, утвержденном Постановлением Минтруд а Постановление Минтруда от 12.08.2003 № 62 . Правила расчета среднего заработка ни для отпускных, ни для командировочных, ни для больничных тут не подходят.

    Что грозит за невыдачу документов

    Как видим, не только ТК РФ обязывает работодателей выдавать увольняющимся сотрудникам (в обязательном порядке или по запросу) те или иные документы. Однако ни пенсионным, ни налоговым законодательством, ни Законом «О занятости населения в Российской Федерации» ответственность за непредставление документов работникам не предусмотрена.

    Даже если вы уже распрощались с работником, через какое-то время он все равно может явиться к вам и запросить документы, связанные с его работой

    Но это не значит, что вы можете совершенно безнаказанно игнорировать как свои законные обязанности, так и просьбы работников. Если сотрудник пожалуется в трудинспекцию, что при увольнении ему не были выданы, скажем, документы со сведениями персонифицированного учета или справка 2-НДФЛ, организации может грозить штраф за нарушение «иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права». Но справедливости ради отметим: риск того, что без жалобы сотрудника трудинспекция сама придет к вам с проверкой в течение года с момента правонарушения, не так уж и велик.

    Ответственность за нарушение норм трудового права, содержащихся как в ТК РФ, так и в других нормативных актах, одинакова. Скажем, за невыдачу и трудовой книжки, и справки 2-НДФЛ размер штрафа может составит ь ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ :

    • для должностного лица — от 1000 до 5000 руб.;

    • для организации — от 30 000 до 50 000 руб.

    Напомним: невыдача трудовой книжки в установленный срок может быть чревата еще и тем, что вам придется за каждый день задержки возместить работнику заработок, не полученный им из-за лишения его возможности трудитьс я ст. 234 ТК РФ .

    Если вы не можете в день увольнения выдать работнику трудовую книжку, так как он отказывается ее получать или просто отсутствует на работе в этот день, тогда действуйте так. Направьте работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почто й ст. 84.1 ТК РФ . Это освободит вас от ответственности за задержку выдачи документов.

    Аналогичным образом действуйте и в случае невозможности выдачи в день увольнения справки о сумме заработка для расчета больничны х п. 2 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н .

    Целесообразно упомянуть в уведомлении и иные обязательные к выдаче или запрошенные работником документы.

    Возвращать ли работнику «входящие» справки и копии личных документов

    Что касается справок, когда-то принесенных увольняющимся работником, то отдавать их работнику не нужно. Ведь чаще всего они адресованы именно вашей организации. А если и нет, то еще могут понадобиться вам. Например, справка о сумме заработка, выданная фирмой, где сотрудник работал до трудоустройства к вам, нужна для подтверждения правильности расчета пособий. А скажем, справки 2-НДФЛ на супруга (супругу) работника, которые он приносил для получения удвоенного детского вычета, подтвердят правильность расчета НДФЛ Письмо Минфина от 12.10.2012 № 03-04-05/8-1195 . Так что храните их по меньшей мере еще 4 года после окончания того, в котором они использовались вами в последний раз (или даже 6 лет — если речь идет о документах, необходимых для начисления страховых взносо в) подп. 8 п. 1, подп. 6 п. 3.4 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ .

    Иногда работники просят вернуть при увольнении копии личных документов, которые они приносили при трудоустройстве или позднее. Скажем, копии паспорта, СНИЛС, свидетельства о присвоении ИНН, дипломов. У вас нет обязанности ни возвращать эти копии, ни хранить. К документам по личному составу эти бумаги, конечно, не относятс я п. 3 ст. 3 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ . Так что решайте сами. В общем-то, если сведения из этих документов есть в личной карточке работника, копии вы можете ему вернуть. Но на практике организации зачастую перестраховываются и оставляют эти копии у себя.

    Случается, что вместо получения денежной компенсации за неиспользованные отпуска работники предпочитают оформить отпуск с последующим увольнение м ст. 127 ТК РФ . В таком случае днем увольнения считается последний день отпуска. Однако рассчитаться с сотрудником и выдать ему все обязательные и запрошенные документы, связанные с работой, нужно в последний день работы перед отпуско м Определение КС от 25.01.2007 № 131-О-О ; Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 .

    Источник: http://glavkniga.ru/elver/2017/14/3022-dokumenti_navinos_dlja_uvolinjauschegosja_rabotnika.html

    Полный список документов при увольнении

    Разбираем полный список документов при увольнении-2019. Из-за чего с бывшим сотрудником может возникнуть конфликт?

    Расчетный лист

    Трудовая книжка

    В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.

    Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).

    Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.

    Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).

    Медицинская книжка

    Справка о сумме заработной платы

    Спасибо, что дочитали!

    Итак, справка выдается в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.

    Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

    С февраля 2017 г. форма справка была изменена. Какие конкретно изменения произошли, «Клерк» писал в статье.

    СЗВ-СТАЖ

    Расчет по страховым взносам

    В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.

    За период до 2017 г. данные представляются из 6 раздела формы РСВ-1 ПФР «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» .

    Документы по заявлению сотрудника

    • 2-НДФЛ (пункт 3 статья 230 НК РФ РФ) (новая 2-НДФЛ за 2018 год: теперь справка и форма разные);
    • копии приказа о приеме на работу;
    • копии приказов о переводах на другую работу;
    • копия приказа об увольнении;
    • справка о заработной плате для обращения в центр занятости и т.д.

    Штраф за невыдачу документов

    Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя — от 1000 до 5000 рублей.

    За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:

    • для организации — от 50 000 до 70 000 рублей;
    • для руководителя — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ).

    Источник: http://www.klerk.ru/buh/articles/481954/

Какие документы выдать работнику при увольнении
Оценка 5 проголосовавших: 1
Читайте так же:  Прописан в квартире не платит кредит

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here