Уведомление о необходимости получения трудовой книжки образец в 2020 году

Самая важная информация по теме: "Уведомление о необходимости получения трудовой книжки образец в 2020 году" с выводами от профессионалов. В случае возникновения вопросов и при необходимости актуализации данных вы можете обратиться к дежурному юристу.

До 1 июля 2020 года граждане РФ получат уведомления о введении электронных трудовых

Работники смогут выбрать, какую трудовую книжку будет вести их наниматель.

В первой половине 2020 года все работодатели должны будут оповестить свой штатный состав о введении в стране электронных трудовых книжек. Сотрудники должны будут выбрать, какую трудовую книжку оставить: на бумаге или электронную. Такие новости сообщил ТАСС глава ПФР Антон Дроздов.

Он указал, что наниматель должен уведомить персонал до 1 июля 2020 года, а работники на протяжении всего года могут сделать выбор. Они должны будут написать заявление с указанием на то, переходят ли они на электронный вариант или остаются на старом.

  • При выборе электронного варианта бумажный документ гражданин должен получить на руки. Если сотрудник увольняется, то работодатель предоставляет ему информацию о его работе по спецформе или в виде электронного документа, который будет подписан усиленной квалифицированной ЭЦП, отметил Дроздов. При утере такого документа все данные можно будет легко восстановить из базы ПФР.
  • При выборе бумажного варианта наниматели продолжают работу с ним. При расторжении с сотрудником трудового договора работодатель выдает ему бумажный документ.

Глава ПФР, кроме того, отметил, что у новых работодателей граждане могут также продолжать вести бумажную трудовую или выбрать электронную.

Если работник так и не определил, какая трудовая ему нужна, в течение всего 2020 года по разным причинам, то и после 2020 года за сотрудником сохранено право подать работодателю заявление о своем выборе. Все это время наниматели должны вести трудовые в бумажном виде, заключил глава ПФР.

С 2020 года в России появится электронная трудовая книжка

Подписка на новости

Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.

17 сентября 2019 15:09

С 2020 года в России появится электронная трудовая книжка. Новый цифровой формат призван обеспечить постоянный и удобный доступ граждан к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям – к новым возможностям кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки будет добровольным, позволяющим сохранить бумажный формат столько времени, сколько это необходимо. Исключением станут те граждане, кто устроится на работу впервые с 2021 года. У них все сведения о трудовой деятельности изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажного носителя.

Все граждане в течение 2020 года могут подать работодателю заявление в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажную версию.

Граждане России, которые до конца 2020 года не обратятся к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности, начиная с 2021 года, будут формироваться только в цифровом формате.

Доступ к электронной трудовой книжке будет открыт для граждан в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России и через портал госуслуг, а также посредством соответствующего приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Обеспечить ее сможет работодатель (по последнему/актуальному месту работы), территориальный орган Пенсионного фонда России или МФЦ. Услуга предоставляется экстерриториально, т.е. без привязки к месту жительства или работы человека.

К преимуществам электронной трудовой книжки отнесены:

  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
  • минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
  • дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
  • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
  • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
  • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должности (специальность, профессия);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

Что касается работодателей, то с 1 января 2020 года для них будет введена обязанность ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передача сведений будет осуществляться в рамках действующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года, в случаях приема на работу или увольнения, сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Отметим, что переход к электронным трудовым книжкам будет регламентирован законодательством. В настоящее время проекты законов находятся в стадии принятия.

На официальном сайте Пенсионного фонда России можно посмотреть проекты документов для работодателей:

— Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника;

— Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

ПФР рассказал о нюансах перехода на электронные трудовые книжки с 2020 года

До конца декабря Госдума планирует принять в трех чтениях поправки в Трудовой кодекс РФ и закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которые позволят запустить в России переход на так называемые электронные трудовые книжки. Предполагается, что закон вступит в силу 1 января 2020 года.

О том, какие новые обязанности в связи с этим появятся у работодателей, рассказывает начальник Департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц ПФР Наталья Белянцева.

Читайте так же:  Оформление наследства у нотариуса после смерти стоимость в 2020 году

Наталья Алексеевна, почему именно ПФР станет оператором базы данных по электронным трудовым книжкам? Казалось бы, логичнее трудовые отношения отдать Минтруду.

В настоящее все работодатели на каждое работающее у них застрахованное лицо уже представляют в Пенсионный фонд сведения о периодах работы, включая периоды, дающие право на досрочное назначение пенсии. Таким образом, в Пенсионном фонде уже собрана часть сведений о трудовой деятельности граждан.

Учитывая накопленную информацию и опыт работы Пенсионного фонда с работодателями, было принято решение определить ПФР оператором системы по ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде («Электронная трудовая книжка»).

А будет у сотрудников возможность решить, нужна ли им электронная трудовая книжка? Или их и спрашивать не будут, и бумажные книжки просто отменят с определенного момента?

Переход на электронную форму трудовой книжки станет всеобщим по всем работающим, независимо от сделанного выбора на ведение трудовой книжки на бумаге или отказа от нее.

До 1 июля 2020 года работников нужно будет в письменном виде, под роспись, уведомить об изменениях законодательства. А с 1 июля по 31 декабря им дается время на то, чтобы определиться. Если работник до 1 января 2021 года подал письменное заявление о том, что ему требуется трудовая книжка на бумажном носителе, работодатель должен продолжать ее вести. Всем остальным работникам работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее хранение.

А вот для работников, которые впервые поступают на работу после 1 января 2021 года, трудовые книжки на бумажном носителе заводить не будут. Сразу только электронные.

Ну что ж, давайте перейдем к рассказу о новых обязанностях работодателя.

Информацию в электронном виде нужно будет передавать в двух направлениях: в ПФР по новой форме СЗВ-ТД и самим работникам по форме СЗИ-ТД. В 2020 году всем нужно обеспечить техническую готовность для этого. «1С» принимает активное участие в подготовке к реализации электронных трудовых книжек.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица в базе ПФР дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», который в принципе копирует информацию из нынешней бумажной трудовой книжки. Мероприятие (прием, увольнение, перевод), наименование должности (профессии), основание (дата и номер приказа).

С 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников (включая сведения о приеме на работу и увольнении) нужно будет ежемесячно – до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения о переводах и переименованиях должностей будут по-прежнему предоставляться ежемесячно, а вот данные о приеме на работу и увольнении работника – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Если никаких мероприятий в отчетном периоде не было, то отчетность по форме СЗИ-ТД не предоставляется. А если они были, то сведения подаются только по тем людям, к которым они относятся.

Раздел «Отчетный период» заполняется при ежемесячном представлении формы. Относитесь к дате внимательно, не забывайте менять месяц, а то программа «не поймет», и могут быть административные штрафы за нарушения трудового законодательства.

Если работников 25 и больше, сведения подаются только электронно. Сказать, что их меньше 25, не получится, мы все равно будем контролировать по другой отчетности.

Для работодателей, которые не подключены к электронному документообороту, ПФР разрабатывает бесплатный сервис для подачи соответствующей отчетности.

Если информация подана ошибочно, ее можно аннулировать?

Конечно. Нужно подать в ПФР сведения об отмене соответствующей записи.

По совместителям отчетность тоже надо подавать?

Если с совместителем заключен трудовой договор – да. Не вносить сведения о совместительстве в трудовую книжку разрешалось тогда, когда книжки были исключительно бумажными и лежали, соответственно, только у одного работодателя из нескольких. Не хотели заставлять человека носить книжку из одной организации в другую.

А что с ответственностью за нарушения подачи сведений?

За нарушения представления сведений о трудовой деятельности – ответственность по КоАП РФ.

Штрафы накладывает Роструд, ПФР в данном случае выступает просто как оператор.

Если не ведется бумажная трудовая книжка, как можно получить у работодателя сведения о своей работе?

Если работнику не ведется бумажная трудовая книжка, а ему нужны сведения о работе, он должен подать работодателю соответствующее заявление. Сведения о трудовой деятельности (например, для получения кредита, визы и так далее) компания выдаст не позднее трех рабочих дней с даты получения его заявления. А при увольнении работника – в день прекращения трудового договора.

И какую же электронную информацию работодатель должен будет выдать работнику? Неужели содержимое всех страниц его трудовой книжки?

Нет. Выдавая данные самому работнику, вы не обязаны выдавать сведения обо всех записях в трудовой книжке. Только тех, которые относятся к вашему предприятию.

На самом деле это очень важный вопрос. Его можно сформулировать и так: какие сведения с 2020 года нужно подавать в ПФР, надо ли переписывать бумажные трудовые целиком?

Не надо. Только данные о тех событиях, которые произошли после 1 января 2020 года.

Сейчас обсуждается вопрос первичного наполнения лицевого счета данными о трудовой деятельности работника, например сведениями о последней на 1 января 2020 года записи в трудовой книжке.

Давайте подытожим еще раз. В каких источниках работник сможет получать электронные данные о своей трудовой деятельности, например при поступлении на новую работу?

Их несколько. Как уже было сказано, у работодателя по последнему месту работы. Непосредственно в ПФР. В МФЦ (центрах государственных и муниципальных услуг). Наконец, удаленно – на едином портале госуслуг (ЕПГУ).

В настоящее время сведения о состоянии лицевого счета застрахованные лица могут получить в режиме реального времени на ЕПГУ. Аналогичный порядок будет предусмотрен и для сведений о трудовой деятельности.

А не планируется ли с вводом электронных трудовых книжек отменять отчетность по форме СЗВ-М?

Пока нет. Ежемесячная отчетность СЗВ-М вводилась для того, чтобы правильно выплачивать пенсию. Чтобы работодатель не беспокоился, кто у него пенсионер, а кто – нет.

Кроме этого, есть категории застрахованных лиц, на которых будет не совпадать обязанность по представлению сведений о трудовой деятельности и ежемесячной отчетности.

Надо ли с 2020 года продолжать вести книгу учета трудовых книжек?

Читайте так же:  Прекращение банкротства на стадии конкурсного производства в 2020 году

Бумажные книжки пока что все равно останутся, а значит и книга их учета – тоже.

Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?

Отправка трудовой книжки по почте — одна из обязанностей работодателя. Как ее правильно исполнить и когда она возникает, расскажем в нашей статье.

Работник уволился: как выдать трудовую книжку

Обычно кадровая служба выдает работнику трудовую книжку в последний день его работы. Но этот документ работник может получить не в компании и не в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ):

  • при отсутствии его на рабочем месте в этот день;
  • если он отказался ее получать.

Неполученную трудовую книжку нельзя:

  • сдать сразу в архив вместе с личным делом работника;
  • доставить сотруднику курьером или иным способом, если сотрудник об этом не просил.

Чтобы получить «увольнительные» документы по почте, от работника и от сотрудников кадровой службы потребуются дополнительные действия. Какие — узнайте из следующего раздела.

Кто кого и о чем информирует

Прежде чем определить судьбу трудовой книжки, кадровику необходимо проинформировать бывшего сотрудника письменно:

  • о необходимости забрать документ;
  • возможности получения книжки по почте, если он выразит письменное согласие на это.

Сотрудник забирает трудовую книжку лично или направляет в адрес фирмы заявление, в котором просит переправить документ почтой.

Системный администратор ООО «Драйвер+» Ткач М. Н. уехал в отпуск с последующим увольнением. Из отпуска он сразу отправился к новому месту работы. Чтобы получить свои документы из ООО «Драйвер+», Ткач М. Н. написал заявление с просьбой выслать по почте:

  • трудовую книжку;
  • копию приказа об увольнении;
  • справку о периоде работы в ООО «Драйвер+»;
  • справки о зарплате и начисленных и уплаченных пенсионных взносах.

О том, как отправить трудовую книжку по почте, читайте далее.

Сколько справок о заработке сотрудник получает при увольнении, см. в статье «Справка о заработной плате — образец и бланк в 2017 году».

Как отправлять трудовую книжку по почте

После получения заявления работодатель:

  • отправляет документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (для подтверждения факта отправки документов);
  • оставляет себе копию трудовой книжки (это позволит восстановить данные, если документ будет утерян при пересылке).

Не полученная работником трудовая книжка остается в компании до ее востребования.

О том, как долго нужно хранить в компании кадровые документы, вы узнаете из материала «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Пересылка трудовой книжки почтой производится в том случае, если работник попросит об этом. Отправлять ее лучше заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Пенсионный фонд РФ «О введении с 2020 года электронной трудовой книжки»

Пенсионный фонд Российской Федерации разместил на официальном сайтеинформацию об особенностях перехода на электронные трудовые книжки с 2020 года.

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНФОРМАЦИЯ

ЭЛЕКТРОННАЯ ТРУДОВАЯ КНИЖКА (ЭТК)

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа.

Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Содержание:

  • Преимущества электронной трудовой книжки
  • Переход на электронные трудовые книжки
  • Перечень сведений электронной трудовой книжки
  • Работодателям об электронной трудовой книжке
  • Законодательство об электронных трудовых книжках
  • Вопросы-ответы об электронной трудовой книжке

Электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя.

Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
• Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
• Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
• Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
• Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• Место работы.
• Периоды работы.
• Должность (специальность, профессия).
• Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).
• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.
• Основания прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям подлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

Читайте так же:  Сведения составляющие коммерческую тайну

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен поправками в действующее законодательство. В данный момент проект подготовленных изменений направлен Правительством на рассмотрение Федерального собрания.

Первый законопроект вносит изменения в Трудовой кодекс и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно поправкам, такие сведения становятся основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Видео (кликните для воспроизведения).

Второй законопроект вносит изменения в федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводит обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников.

Третий законопроект вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника.
Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников.
Порядок заполнения формы СЗИ-ТД.
Порядок заполнения формы СЗВ-ТД.
Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течении какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?
С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?
Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России — pfrf.ru (гиперссылка) и на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru (гиперссылка).
Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:
• у работодателя (по последнему месту работы);
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?
Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку

Автор: Манохова С.В., редактор журнала

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. В связи с этим Пенсионный фонд выпустил подробные разъяснения относительно ее применения (информация размещена на сайте http://www.pfrf.ru/). Прокомментируем этот документ.

Законодательство об электронных трудовых книжках.

Все, о чем пойдет речь ниже, существует лишь на уровне проектов федеральных законов, которые должны быть приняты в самое ближайшее время. В частности, предполагается подписание следующих законов:

1) о внесении изменений в Трудовой кодекс (он установит возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде);

2) о внесении поправок в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (он введет обязанность работодателей представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников);

3) о внесении изменений в КоАП РФ (он установит административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений).

Кроме того, планируется утвердить формы:

СЗВ-ТД – для представления сведений о трудовой деятельности работников работодателями в ПФР;

СЗИ-ТД – для ведения кадрового учета работодателем, а также для предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику по его требованию.

Что будет представлять собой электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет:

Читайте так же:  Совместительство курсовая работа

в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;

на портале Госуслуг;

через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет:

нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы);

управление Пенсионного фонда;

многофункциональный центр предоставления государственных услуг (МФЦ).

Предполагается, что данная услуга будет предоставляться экстерриториально, то есть без привязки к месту жительства или работы человека. Отмечаются и другие положительные стороны перехода на электронные трудовые книжки:

удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;

минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;

дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;

снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;

использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;

новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и государственных органов;

высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки.

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с согласия человека.

Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2021 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых книжек. Если работник хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать. Для этого работник должен будет до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут такое заявление работодателю, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Что должны сделать работодатели?

Несмотря на то, что соответствующие федеральные законы еще не приняты, подготовка к переходу на электронные трудовые книжки в Пенсионном фонде идет полным ходом. Определенные шаги должны будут сделать и работодатели.

Итак, предполагается, что 1 января 2020 года для работодателей будет введена обязанность ежемесячно подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. В связи с этим:

1) работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку;

2) при необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.

Сроки представления документов в ПФР. Предполагается, что с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо подавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случае приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения (издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения).

Информация для работников.

О нововведениях должны знать и работники. Если их трудовая книжка ведется только в электронном виде, при трудоустройстве они должны будут предъявить работодателю информацию:

либо в распечатанном виде;

либо в электронной форме с цифровой подписью.

В обоих случаях работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета. При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у него есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.

Порядок заполнения и представления новых форм.

Данная форма будет заполняться работодателями на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т. д.) на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

Предполагается, что в 2020 году эта форма будет представляться ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Заполняться она будет только на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

В этой форме работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя).

Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).

Вместо заключения добавим, что многолетний опыт работы систем Пенсионного фонда показал высокий уровень защищенности информационных данных. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможен. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки

Автор: Суворова Т., эксперт журнала

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Сейчас она ведется исключительно в бумажной форме. С 2020 года планируется перевод ее в электронный формат, и законопроект уже прошел первое чтение. К чему готовится работодателям, расскажем в статье.

Национальный проект «Цифровая экономика» набирает обороты и цифровизация затрагивает многие сферы нашей жизни. Трудовые отношения не исключение. Первые шаги были сделаны еще в 2013 году, когда в Трудовой кодекс была введена глава, регулирующая труд дистанционных работников и устанавливающая возможность подписания трудового договора электронной цифровой подписью.

Проект Федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде) предлагает с 2020 года вести трудовые книжки в электронной форме. В связи с этим законодатели хотят скорректировать и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», поскольку именно Пенсионный фонд аккумулирует сведения о трудовом стаже работников.

Читайте так же:  Порядок принятия наследства и оформления наследственных прав в 2020 году

Электронная трудовая книжка: что это?

С нового года работодателям придется переходить на электронные трудовые книжки. Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений и исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

Скажем сразу, сразу отменять бумажные трудовые книжки не будут. Законодатели предусмотрели переходный период.

В 2020 году работники смогут сделать выбор, в каком виде вести их трудовую книжку. Вместе с тем при трудоустройстве впервые с 2021 года все сведения о периодах работы изначально будут размещаться только в электронном виде без бумажного оформления.

Согласно ст. 66.1, которую планируется ввести в Трудовой кодекс, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника станут основной информацией. В них войдут сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора. Такие сведения работодатель обязан будет передавать в информационную систему ПФР.

Как посмотреть записи в электронной книжке?

Те работники, которые выберут для себя цифровой формат трудовой книжки, смогут ознакомиться со сведениями о своей трудовой деятельности онлайн. Законодатели предлагают несколько вариантов получения таких сведений.

Способ получения сведений

Формат предоставления сведений

У работодателя по последнему месту работы (за период работы у него)

На бумажном носителе или в форме электронного документа

В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ)

На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом

В Пенсионном фонде

На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа

С использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (на сайте госуслуг)

В форме электронного документа

Какие сведения будут вноситься в электронную книжку?

Согласно проекту Федерального закона № 748744-7 в ПФР работодатели будут передавать данные о:

о месте работы лица (наименование работодателя и сведения о его переименованиях);

о выполняемой им работе и периодах работы (должность, специальность, профессия, квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации), структурное подразделение);

о датах приема, увольнения, перевода на другую работу (с указанием реквизитов приказов и иных документов, являющихся основанием для оформления кадровых мероприятий).

об основания прекращения трудового договора.

Таким образом, в электронной трудовой книжке сохранится практически весь перечень сведений, которые сейчас вносятся в бумажную форму.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, сможет предоставить работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у предыдущего работодателя на бумажном носителе или в МФЦ, ПФР, на сайте госуслуг.

Как сведения будут передаваться в ПФР?

Сведения можно будет передать в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда. Если численность работающих в учреждении за предшествующий отчетный период (месяц) составляет 25 и более лиц, сведения представляются на работников в форме электронного документа. В таком же порядке сведения о трудовой деятельности могут представляться работодателем, у которого менее 25 работников.

Фонд уже разработал форму, по которой работодатель будет передавать сведения о трудовой деятельности, – СЗВ-ТД. Соответственно, с нового года у работодателей увеличится количество отчетов, формируемых и передаваемых в ПФР.

Сведения будут подаваться обо всех принятых и уволенных работниках, а также о работниках, попавших под кадровые изменения (например, перевод). С 2020 года сведения нужно передавать ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Значит, первый отчет надо будет сдать до 15 февраля 2020 года. С 2021 года сведения о приеме и увольнении придется сообщать в течение рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.

Работнику сведения будут выдаваться тоже по определенной форме – СЗИ-ТД. Она будет формироваться и представляться:

1) в период работы по заявлению работника в письменном виде или путем направления в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты последнего – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления, за исключением работников, в отношении которых ведется трудовая книжка;

2) при увольнении работника – в день прекращения трудового договора.

Отметим, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, сможет предоставлять работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе, или в МФЦ, ПФР, на сайте госуслуг.

Как подготовиться к переходу на электронные книжки?

Повторимся, что переход будет плавным и стартует в 2020 году. Чтобы все прошло гладко, необходимо следующее.

  1. Уведомить работников об изменениях в законодательстве. Работники уведомляются в письменной форме. Важно указать, что уже с 2020 года сведения о трудовой деятельности будут передаваться в ПФР в рамках новой персонифицированной отчетности. При этом сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде только с персонального согласия человека. То есть нужно будет прописать право выбора работника по заявлению на ведение трудовой книжки на бумажном носителе.

Следует сообщить работнику, что в случае непредставления заявления до 1 января 2021 года ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращается, она будет выдана ему на руки и сведения о его трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом виде.

Не советуем направлять такое уведомление в 2019 году: законодатели могут уточнить требования к содержанию.

  1. Проанализировать имеющиеся локальные нормативные акты на предмет необходимости их изменения. Если это необходимо, лучше сделать это сейчас, поскольку, возможно, понадобится время на учет мнения первичного профсоюзного органа. Аналогично нужно поступить с коллективным договором.
Видео (кликните для воспроизведения).

Переход на электронные трудовые книжки начнется в 2020 году. Работодателю нужно будет передавать сведения о трудовой деятельности работников в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем. С 01.01.2021 в случаях приема на работу или увольнения работника сведения будут передаваться не позднее рабочего дня, следующего за этим днем.

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки образец в 2020 году
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here